Der Kalender – 11 Tipps, wie du dir deine Zeit Zeit zurück holst!

Bestimmt kennst du sie auch, diese Menschen mit einem übervollen Kalender. Die jede Stunde ihrer Arbeitszeit doppelt, wenn nicht sogar dreifach, belegt haben. Wer sich in dieser Situation befindet, hastet oft von einem Termin zum nächsten, beklagt sich auf dem Weg darüber, keine Zeit zum Arbeiten zu haben und erledigt seine Aufgaben meist irgendwann zwischen 18 und 22 Uhr. Wenn du zu dieser Gruppe gehörst, ist dir das wahrscheinlich bewusst. Es ist unangenehm, zu spät in eine Besprechung zu kommen, besonders wenn die ganze Runde auf dich wartet.

Wenn ich meinen Kalender betrachte, sehe ich mein eigenes Zeitkonto. Ich weiß nicht, wieviel Guthaben sich darauf befindet, nur dass ich jeden Tag etwas davon abhebe. 24 Stunden, um genau zu sein. Ich kann an einem Tag nicht mehr ausgeben, aber sparen ist auch nicht möglich.

Wem gehört deine Zeit?

Dein Kalender zeigt dir, wie du deine Zeit jeden Tag nutzt. Wenn du deine Tage in Meetings verbringst, schenkst du deinen Mitarbeitern und Kollegen viel von deiner Zeit, die du vielleicht besser für andere Dinge ausgeben solltest.

Gerade wenn du kein Einzelunternehmer, sondern Angestellter oder Führungskraft bist, steht dein Kalender in der Regel deinen Kollegen und Mitarbeitern offen. Ein leerer Kalender gibt ihnen die Freiheit, deine Zeit nach ihrem Belieben zu verplanen.

Hole dir deine Zeit zurück

Aus diesem Grund ist es so wichtig, deine Zeit sinnvoll im Vorfeld zu planen. Auf diese Weise gerätst du nicht mehr in die Verlegenheit, deine wichtigsten Aufgaben in den Abend zu legen, wenn du bereits erschöpft bist. Sei selbstbewusst! Zu den Meetings deiner Kollegen zu kommen ehrt dich, hilft aber in erster Linie bei der Abarbeitung ihrer Aufgaben.

Sag “Nein”

Trau dich, auch einmal ein Meeting abzusagen. Vor allem, wenn es keine klare Agenda hat und über mehrere Stunden angesetzt wurde. Hinterfrage den Sinn des Meetings und bitte um eine klare Agenda. Frage, ob deine Teilnahme unbedingt erforderlich ist oder delegiere, wenn du die Möglichkeit dazu hast.

Ein Meeting dauert immer so lange, wie es angesetzt ist

Schütze deine Zeit daher bereits bei der Einladung. Frage nach, ob ein Termin wirklich zwei Stunden dauern muss, oder ob vielleicht auch die Hälfte der Zeit reicht. Hat dein Gegenüber keine klare Agenda, wird ihm eine Rechtfertigung schwerfallen.

Du kannst dich nicht zerreißen

Wenn du einen Terminkonflikt feststellst, musst du diesen auflösen. Kein Mensch kann an zwei Orten gleichzeitig sein. Versuche bereits im Vorfeld einen der Termine zu verschieben oder bitte einen der Einladenden, ob du sein Meeting etwas früher verlassen oder etwas später hinzustoßen darfst. Das ist auf jeden Fall höflicher, als mit einer genuschelten Entschuldigung hastig zu kommen oder zu gehen. Plane bei der Gelegenheit deine Termine nicht Ende-zu-Anfang. Du brauchst einige Minuten, um von einem Meeting ins nächste zu kommen.

Plane Transitzeiten im Kalender ein

Wenn du dich auf einem Termin außer Haus befindest (oder generell viel unterwegs bist), solltest du deine Transitzeiten unbedingt mit in deinen Kalender aufnehmen. Wenn du erstmal einen Kundentermin bestätigt hast, wirkt eine Terminverschiebung immer unprofessionell und ist so leicht vermeidbar. Für einen Stau kann niemand etwas, aber genügend Transitzeiten einzuplanen, fällt in deine Verantwortung.

Denke an Pufferzeiten

Wie in meinem letzten Artikel beschrieben, solltest du nicht deine gesamte Zeit verplanen. Lasse Lücken darin. Verplane ungefähr 60 % deiner Zeit. Der Rest wird ohnehin durch Meetings, kurzfristige Probleme oder Abstimmungen mit Kollegen oder Mitarbeitern in Beschlag genommen.

Nimm dir Zeit für deine Aufgaben

Für große und wichtige Aufgaben solltest du in deinem Kalender unbedingt Zeit reservieren und auch ernst nehmen. Wenn du viele kleine Aufgaben hast, bietet es sich zusätzlich noch an, einen Kleinaufgaben-Block mit einzuplanen, in dem du diese Aufgaben erledigst. Orientiere dich an deiner Priorisierung.

Behalte die Übersicht

Was für die ToDo-Liste gilt, gilt auch für deinen Kalender. Es ist wichtig, dass du die Übersicht behältst. Lass deine Kalender also an einem zentralen Ort zusammenlaufen. Da du wahrscheinlich mindestens einen beruflichen und einen privaten Kalender hast, solltest du versuchen, den einen in den anderen zu integrieren. Outlook erlaubt beispielsweise die Integration eines Google Kalenders und auch für Lotus Notes gibt es Möglichkeiten.

Nutze die Erinnerungsfunktion

Wie ich in meinem Artikel zur Smartphone-Nutzung bereits geschrieben hatte, ist der Kalender die einzige App, die mich noch aktiv an Dinge erinnern darf. Diese Benachrichtigungen kommen allerdings auch nicht ungefragt, sondern wurden von mir bereits im Vorfeld eingestellt.

Nutze die Erinnerungsfunktion, dich auf dem Laufenden zu halten. Wenn ich zum Beispiel ein Datum in meinen Geburtstagskalender bei Google eintrage, hinterlege ich automatisch Erinnerungen am selben Tag und drei Tage vorher, für den Fall, dass ich noch ein Geschenk kaufen möchte. Wichtige Deadlines trage ich mir in meinen Kalender ein und lasse mich, je nach Arbeitsaufwand, einige Tage vorher benachrichtigen.

Es gibt sogar die Möglichkeit, integrierte Kalender (zum Beispiel aus Todoist oder Trello) automatisch in Google mit Benachrichtigungen zu versehen.

Nimm dir Zeit für dich selbst

Wenn du deine Aufgaben eingeplant, deine Meetings gekürzt, Konflikte aufgelöst und an Transitzeiten gedacht hast, sollte dein Kalender nun viel aufgeräumter aussehen. Aber gehe noch einen Schritt weiter: Reserviere Zeit für dich oder für deine Liebsten.

Wenn du regelmäßig zum Sport gehst oder einmal im Monat mit deinem Ehemann oder deiner Ehefrau schick essen gehen möchtest, dann trage dir das in deinen Kalender ein.

Was in deinem Kalender steht, nimmt Verbindlichkeit an und du bist nicht so schnell geneigt, einen Termin mit dir selbst zu verschieben.

Es spricht auch nichts dagegen, dir einen regelmäßigen Termin einzustellen, in dem du dir Zeit für dich reservierst. Hauptsache, du tust auch etwas für deine Entspannung.

Fazit

Ein leerer Kalender ist für deine Mitarbeiter und Kollegen eine willkommene Einladung, dir ein Stück deiner Zeit zu nehmen. Eine Person weniger, mit der man den Termin koordinieren muss.

Deine Zeit ist wertvoll. Für dich persönlich sollte es nichts Wertvolleres geben. Wenn du den Kalender bislang noch nicht, bzw. nur für die Arbeit verwendet hast, fang erst einmal locker an. Nimm dir einen Wochenkalender und markiere dir mit ein paar Farben, zu welchen Zeiten du normalerweise schläfst, arbeitest, deinen Hobbys nachgehst oder den Haushalt machst. Das gibt dir einen guten Eindruck darüber, wie deine Woche im Groben aussieht.

Räume als nächstes deinen Kalender auf. Hast du vielleicht Statusmeetings, die du nicht mehr brauchst? Streiche sie. Frage nach, ob Termine für dich noch relevant sind oder bitte um Kürzungen. Beginne, für wichtige Aufgaben konsequent Zeiten einzutragen und verteidige diese. Es ist dein gutes Recht, deine Zeiten so einzuteilen, dass deine Arbeit getan wird. Nutze deine Zeit für Tätigkeiten, die deine Ziele voranbringen.

Zum Schluss plane noch etwas Zeit für Entspannung ein. Gehst du gerne Laufen? Plane dir ein paar Laufeinheiten in deine Woche. Oder mache einmal in der Woche einen Termin mit dir aus, an dem du etwas Schönes unternimmst.

Wie verwendest du deinen Kalender im Moment? Hast du eine spezielle Strategie, oder gehörst du auch zu den notorischen Doppelbelegern? Wie haben dir der Artikel und die Tipps darin gefallen? Ich freue mich auf deinen Kommentar!