Wie du eine Agenda erstellst, die dir auch wirklich hilft

In meinem letzten Artikel Besprechungen leiten – aber richtig habe ich dir einige Ideen mit gegeben, die dich bei der Leitung einer produktiven Besprechung unterstützen. Allerdings habe ich die meisten Punkte nur kurz angerissen. Ich bin von einigen Lesern gefragt worden, wie denn eine gute Agenda aussehen sollte. Grund genug, diesem Thema einen eigenen Artikel zu widmen. Ich habe dir heute einige Tipps zusammengestellt, die dir helfen werden, in Zukunft eine belastbare Agenda zu erstellen. Dabei ist es egal, ob dein Termin nur eine halbe Stunde oder einen ganzen Tag dauert.

Die Agenda ist der Verlaufsplan deines Termins. Sie beschreibt die wichtigsten Elemente der Reise und sollte auch einige Informationen zur Herangehensweise enthalten. Du solltest deine Agenda bereits im Vorfeld versenden, damit deine Teilnehmer über den Verlauf des Termins Bescheid wissen und noch eigene Eingaben machen können. Folgendes sollte einer der wichtigsten Punkte bei der Erstellung deiner Agenda sein:

Hole dir Wissen aus deinem Teilnehmerkreis

Eine gute Agenda geht nicht nur auf die Bedürfnisse des Einladenden ein, sondern sollte die Bedürfnisse aller Teilnehmer berücksichtigen. Biete deinen Gästen die Möglichkeit, eigene Punkte auf die Agenda zu bringen.

Nimm aber nicht einfach jeden Punkt auf. Lass dir erklären, wieso welcher Punkt auf die Agenda gehört und lehne, wenn nötig, ab. Gib deinem Gast aber auch die Rückmeldung, wieso du sein Thema nicht auf die Agenda nehmen wirst.

Frage, anstatt zu fordern

Oftmals sind Punkte auf der Tagesordnung lose Stichworte, aus denen die tatsächliche Aufgabe nicht hervorgeht. “Status aktuelles Projekt” ist ein klassisches Beispiel. Eine Besprechung bringt Menschen zusammen, also solltest du auch für Menschen schreiben. Stelle Fragen, die du mit dieser Sitzung klären möchtest. Zum Beispiel “In welchem Status befinden sich die Arbeitspakete von Projekt F? Gibt es Schwierigkeiten, die die Abarbeitung einzelner Pakete behindern? Ist das Projekt im Gesamtkontext gefährdet? Was können wir tun, um den Projekterfolg sicher zu stellen?”

Dieses Vorgehen ist etwas ausführlicher als das erste Beispiel. Es stellt aber sicher, dass sich alle Teilnehmer an konkreten Fragen orientieren können. Wissensträger können sich so gezielt darauf vorbereiten und wichtige Informationen direkt mitbringen.

Je deutlicher diese Fragen formuliert werden, desto eher erkennt man auch, wenn ein Gast die Gelegenheit nutzt, um die Aufmerksamkeit auf Nebenkriegsschauplätze zu lenken. Denn diese haben mit den gestellten Fragen nichts zu tun.

Du leistest damit auch der Verschleppung einer Diskussion Vorschub. Da die einzelnen Fragen konkret beantwortet werden können, weiß jeder Teilnehmer, wann ein Punkt zu Ende diskutiert wurde.

Gib deinen Gästen die Chance, sich vorzubereiten

Wenn du die Agenda mit genügend Vorlauf verschickst, haben deine Gäste noch Zeit, sich Hintergrundwissen anzueignen und können sich frühzeitig ihre Gedanken zu den einzelnen Punkten notieren. Auch wenn du deine Agenda rechtzeitig verschickst, freuen sich die Kollegen dennoch über einen zeitnahen Hinweis, diese Vorbereitungszeit auch zu nutzen.

Lege fest, wer die Verantwortung über welchen Punkt übernimmt

Bei den meisten Besprechungen wechseln die Themen durch die Verantwortungsbereiche der Teilnehmer. Der oder die Verantwortliche kann zum jeweiligen Besprechungspunkt sein Hintergrundwissen zum Besten geben, komplexe Grafiken und Übersichten erklären oder schlicht die Entscheidungsgewalt innehaben.

Notiere daher bereits bei der Erstellung der Agenda, wer für welchen Punkt die Verantwortung übernehmen sollte. Zum Einen lässt du damit niemanden ins Messer laufen, zum Anderen hat der oder die Verantwortliche die Möglichkeit, das Thema vorzubereiten oder vielleicht direkt an jemand anderes zu delegieren.

Konzentriere dich auf Themen, die das gesamte Team betreffen.

Eine Besprechung ist, je nach geladenem Teilnehmerkreis, teuer und alleine die Terminkoordination kann zu einer größeren Aufgabe werden. Behalte das im Hinterkopf und bringe nur Themen mit, die auch wirklich den gesamten Teilnehmerkreis betreffen bzw. die nur von allen Anwesenden gemeinsam gelöst werden können.

Dies betrifft in der Regel interdisziplinäre Aufgaben und Projekte, die die Abstimmung voneinander unabhängiger Personen oder Abteilungen benötigen.

Wenn du eine gewisse Spezialisierung der Themen nicht verhindern kannst, sorge zumindest dafür, diese Punkte kurz zu halten und wechsele danach wieder in ein Thema, das alle betrifft. Ansonsten läufst du Gefahr, deine Teilnehmer zu langweilen.

Schätze die benötigte Zeit realistisch ein

Ich behaupte, dass jeden Tag im deutschsprachigen Raum tausende Besprechungen stattfinden, von denen die meisten nicht pünktlich enden. Es fällt uns schwer, einen Zeitrahmen für einzelne Tagesordnungspunkte zu finden. Das rächt sich jedesmal zum Ende der Besprechung, wenn über die letzten Themen nur noch sehr gerafft gesprochen werden kann.

Gerade bei komplexen oder politischen Diskussionen ist es schwer, einen angemessenen Zeitraum zu finden. Behalte daher immer deinen Teilnehmerkreis im Hinterkopf. Je mehr Personen an einem Tisch sitzen, desto mehr Zeit solltest du für Diskussionen einplanen. Wichtige Entscheidungen müssen herbeigeführt werden. Zehn Minuten von der Diskussion bis zur Entscheidung sind für einen Teilnehmerkreis von drei Personen schon schwierig. Bei fünf Gästen ist eine Einigung in diesem Zeitraum praktisch nicht möglich.

Kategorisiere deine Agenda-Punkte

Ein Agenda-Punkt kann nur einen von drei Gründen haben.

• Informationsaustausch
• Vorbereitung einer Entscheidung
• Beschlussfassung

Jede nachdem, wie die Punkte formuliert sind, wissen die Teilnehmer nicht, ob es sich bei deinem Termin um eine bloße Informationsveranstaltung, ein Vorbereitungsmeeting oder eine Sitzung zur Entscheidungsfindung handelt. Lege als Moderator auf jeden Fall den Fokus deiner Besprechung fest . “Der aktuelle Tagesordnungspunkt beschäftigt sich mit Thema A. Wir haben die Möglichkeiten B und C und ich freue mich, wenn wir uns auf eine Vorgehensweise einigen können. Die Diskussion ist auf 30 Minuten begrenzt.” Mit einer solchen Aussage hast du die Spielregeln der Besprechung geklärt und deine Gäste wissen, was deine Erwartungshaltung ist.

Etabliere Prozesse

Wenn mehrere ähnliche Themen in einer Besprechung diskutiert werden sollen, kannst du versuchen, die Abarbeitung zu standardisieren. Definierst du keinen eigenen Prozess, werden die Teilnehmer eine Herangehensweise wählen, die ihnen geläufig ist. Das führt dazu, dass manche Anwesende noch versuchen das Problem zu erfassen, während andere bereits mit der Lösungsfindung beschäftigt sind.

Hast du eine gute Idee für einen Ablauf, nimm ihn in die Agenda auf. Zum Beispiel kannst du eine Problemlösung in die Bereiche “Erklärung”, “Annahmen und Bedingungen” und “Lösungsentwurf” einteilen und jeweils einige Minuten dafür einplanen. Feste Zeitangaben bieten einen Rahmen, an dem du und deine Teilnehmer sich orientieren können. Es wird immer wieder dazu kommen, dass ein Termin überzogen wird, wenn du aber weißt, wieviel Zeit innerhalb eines Agenda-Punktes auf welche Tätigkeit verwendet werden sollte, bist du schon einen großen Schritt vorangekommen. Lass deinen Gästen aber die Möglichkeit, deinen Prozess zu verbessern, wenn sie eine gute Idee haben.

Beginne deinen Termin mit einer Agenda-Review

Gib den Anwesenden zu Beginn des Termins den Rahmen, über die Agenda zu sprechen. Auch wenn du die Agenda bereits in Abstimmung mit deinem Teilnehmerkreis entwickelt hast, lohnt es sich immer, einen kurzen Blick darauf zu werfen. Vielleicht hat sich in letzter Minute noch eine Situation ergeben, die große Teile deiner Besprechung betrifft.

Beschließe deine Besprechung mit Feedback

Gerade Regeltermine laufen oftmals Gefahr, in einer Routine unterzugehen, in der keiner mehr so recht weiß, was der ursprüngliche Hintergrund des Termins war. Bitte die Teilnehmer daher um Feedback. Was war ihrer Meinung nach gut? Wo besteht noch Verbesserungspotential? Die folgenden Fragen helfen dir, ins Detail zu gehen:

• Wurde die Agenda rechtzeitig versandt? Konnte sich jeder auf den Termin vorbereiten?
• Haben sich alle Teilnehmer ausreichend vorbereitet? Wenn nein, wieso nicht?
• War die Verteilung zwischen Diskussionen und Entscheidungen bzw. der Entwicklung von Lösungen in Ordnung?
• Wurde der Zeitbedarf der einzelnen Themen richtig eingeschätzt?
• War die Agenda als Fahrplan in Ordnung, oder wurde oft vom Thema abgeschweift? Wie gingen alle Anwesenden mit eventuellen Abschweifungen um?

Nimm dir dieses Feedback zu Herzen und beherzige es bei deiner nächsten Agenda. Nimm die Liste mit in die nächste Besprechung und überprüfe gemeinsam mit dem Teilnehmerkreis, ob deine aktuelle Agenda die Probleme aufgegriffen hat.

Fazit

Mit diesem letzten Tipp möchte ich das Thema für heute abschließen. Ich finde, jeder Tipp für sich kann eine Besprechung bereits merklich verbessern. Bereits eine Agenda zu haben und diese vor der Sitzung zu verschicken, macht einen riesigen Unterschied zwischen einem geordneten Meeting und einer unkoordinierten Kaffeerunde aus.

Welcher Tipp war für dich dabei? Übernimmst du einige dieser Tipps in deine Terminplanung, oder ist dir der Aufwand zu hoch? Was tust du, um aus deinen Meetings das Beste herauszuholen? Ich freue mich auf deine Meinung in den Kommentaren!