Die Aufgaben im Griff mit deiner ToDo-Liste

Aufgaben begleiten uns unser ganzes Leben. Schon von klein an stellen wir oder unser Umfeld uns Aufgaben, die es zu lösen gilt. Angefangen vom selbständigen Ankleiden, dem Aufräumen des eigenen Zimmers, den ersten Aufgaben im Haushalt, der Schule, bis hin zum berufliche Alltag, Aufgaben umgeben uns. Um dieser Fülle an unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Grundlage der meisten Aufgaben- und Zeitmanagementsysteme: der ToDo-Liste.

Eine ToDo-Liste entlastet dein Gehirn

Dein Gehirn ist gut darin, eine Vielzahl äußerlicher Reize wahrzunehmen, zu verarbeiten und adäquate Maßnahmen einzuleiten. So erstaunlich unser Denkapparat auch ist, seine Datenbank arbeitet nach anderen Kriterien als es berufliche Abläufe verlangen.

Der Anruf bei Herrn Schmidt mag für deine Karriere von entscheidender Bedeutung sein – für dein Überleben ist es das aber nicht. Blöd, wenn dein Gehirn dich also im Stich lässt und dich den Anruf vergessen lässt.

Du brauchst also ein Medium, in dem du deine Aufgaben festhalten kannst, dass nichts vergisst und auf das zu verlässlich zugreifen kannst. Dabei entlastest du auch noch dein Gehirn. Du sparst eine Menge Energie, da du nicht ständig an deine noch offenen Aufgaben denken musst. Energie, die du nun zur tatsächlichen Lösung deiner Aufgaben verwenden kannst.

ToDo-Listen: Total einfach

Eine spezielle Form der ToDo-Liste kennst du bestimmt schon: die Einkaufsliste. Dabei handelt es sich sogar um eine kontextbasierte Liste: Sie enthält nur ToDos, die du während deines Einkaufs erledigen musst.

Eine andere Art der ToDo-Liste sind Checklisten. Diese helfen dir bei der Abarbeitung deiner Routineaufgaben und sind damit sogar wiederverwendbar.

Eine ToDo-Liste ist in ihrer einfachsten Form also nichts anderes, als ein Blatt Papier, auf das du deine Aufgaben niederschreibst. Eine Zeile – eine Aufgabe.

Nach diesem ersten Schritt hast du schon viel für die strukturierte Abarbeitung deiner Aufgaben getan und deinen mentalen Speicher für die Abarbeitung frei gemacht.

Bei der Getting Things Done-Methode (GTD) nennt man diesen Vorgang daher auch einen „Brain Dump“, also ein „Abladen“ aller wesentlichen Punkte auf ein vertrauenswürdiges Medium, das im Gegensatz zu deinem Gehirn die Informationen zuverlässig speichert. Zeitmanagement-Coach Ivan Blatter hat übrigens eine hervorragende Einführung in GTD geschrieben. Wenn du deine Aufgabenbearbeitung gerne strukturieren möchtest, ist diese Artikelserie auf jeden Fall einen Blick wert.

Struktur geben

Manchen Menschen reicht es schon aus, ihre Aufgaben in einer unstrukturierten Form zu Papier zu bringen. Das Bullet Journal ist zum Beispiel eine organische Methode, die gut mit analogen Medien (Notizbücher, Blöcke, etc.) funktioniert..

Andere möchten vielleicht etwas mehr Struktur in ihre Aufgabenliste bringen. Was sich für dich gut anfühlt, wirst du selbst herausfinden müssen. Ich möchte dir aber einige Möglichkeiten vorstellen, wie du deine ToDo-Liste strukturieren kannst:

Fälligkeitsdaten

Eine der häufigsten Varianten, einer ToDo-Liste Struktur zu geben, sind Fälligkeitsdaten. Diese können entweder fremdbestimmt oder auch selbstbestimmt sein. Im Grunde überlegt man sich lediglich, bis wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss und trägt dieses Datum mit in die ToDo-Liste ein.

Nach Fälligkeit sortiert, erhält man eine gute Übersicht darüber, wann welche Aufgabe dringend wird. Dies ist auch gleichzeitig ein Nachteil dieser Methode. Du siehst nicht, welche deiner Aufgaben wichtig ist, nur wann eine Aufgabe dringlich wird.

Darüber hinaus sollten Termine im Kalender gepflegt werden. Damit hast du dann alle deine Termine sofort im Blick. Du hast noch keinen Kalender? Dann kannst du deine Termine vorerst natürlich auch in die ToDo-Liste eintragen. Es ist alles erlaubt, was für dich funktioniert.

Kontexte

Gerade im GTD-Umfeld ist die Vergabe von Kontexten beliebt. Grundsätzlich nimmst du deine Aufgabenliste und entscheidest, welche Kontexte sinnvoll sind. Es kann beliebige Kontext-Gruppen geben.

Zum Beispiel ergeben einige Aufgaben nur dann Sinn, wenn du dich an einem bestimmten Ort befindest. Einkäufe zum Beispiel kannst du nur machen, wenn du Unterwegs bist, während man den Müll typischerweise nur zu Hause runter bringen kann. Es sei denn natürlich, du machst das auch gerne bei Freunden. 😉

Bei manchen Aufgaben bist du vielleicht auf Arbeitsgerät angewiesen. Wenn du zum Beispiel deinen Blog neu gestalten möchtest, benötigst du wahrscheinlich deinen Laptop dazu. Für die Abstimmung mit deinem Grafikdesigner reicht dir aber schon ein Telefon.

Gerade Menschen in Schnittstellenfunktionen haben vielleicht auch einen personenbezogenen Kontext. Wer von einem Meeting zum nächsten hechtet, ist sicherlich froh, wenn er kurzfristig alle Themen hervorziehen kann, die er mit der Kollegin Sonja, mit dem Chef, oder vielleicht im Teammeeting ansprechen möchte.

Aufgabenquellen

Gerne unterschätzt, aber unheimlich wertvoll, ist auch die Aufgabenquelle. Sprich: Woher stammt diese besondere Aufgabe? Wer gibt dir die meisten Aufgaben? Dein Chef, dein Partner oder vielleicht du selbst? Wenn die meisten deiner Aufgaben von anderen Menschen kommen, solltest du dir Gedanken darüber machen, ob du vielleicht mehr für dich, deine Karriere oder dein Wohlbefinden tun kannst. Denke daran: Auch ein Ausflug ins Grüne ist eine Aufgabe. 🙂

Projekte

Im GTD-Umfeld werden mehrteilige Aufgaben als Projekte bezeichnet. Projektbasierte Aufgaben werden also mit dem jeweiligen Projekt in Verbindung gebracht. Die Organisation eines Kindergeburtstages ist in diesem Zusammenhang auch ein Projekt, da du auch hier  mehrere unterschiedliche Aufgaben jonglieren musst.

Zeitaufwand

Wer seinen Alltag gerne strukturiert angeht, kann auch den ungefähren Zeitbedarf je Aufgabe angeben. Methoden wie zum Beispiel die Pomodoro-Technik helfen dabei, von der Schätzung von Stunden und Minuten in konkretere Einheiten zu wechseln, in denen produktiv gearbeitet wird. Durch die Vorgabe eines Zeitraumes baust du auch etwas Druck auf, deine Aufgabe in der gesetzten Zeit zu erledigen. Das hindert dich schon einmal daran, dich in deinen Aufgaben zu verlieren und zu verzetteln.

Priorität

Der absolute Klassiker. Du siehst dir die Aufgabe an und entscheidest, wie wichtig diese für dich ist. In der Regeln wird eine Priorisierung dreistufig vorgenommen (hoch, normal, niedrig), es gibt aber auch Modelle mit feineren Abstufungen. Wichtig dabei ist, dass eine Priorisierung immer eine subjektive Einschätzung ist. Das ist auch der Grund, wieso eine Aufgabenliste, die von mehreren Personen priorisiert wird, mit der Zeit nur noch hochpriorisierte Themen enthält, da jeder Teilnehmer seine Aufgaben für wichtiger als die restlichen Aufgaben wahrnimmt.

Eine Priorisierung birgt die Gefahr, immer nur die Themen abzuarbeiten, die hoch priorisiert sind. Aus diesem Grund sollte die Priorität nicht das einzige Kriterium der Abarbeitungsreihenfolge sein.

Total flexibel: Die freie Wahl des Mediums

Die Anreicherung deiner Aufgaben mit zusätzlichen (Meta-)Informationen gestaltet sich, je nach eingesetztem Werkzeug, unterschiedlich komplex. Eine von Hand geschriebene Liste neu zu sortieren ist umständlich, ein technisches Medium wie Todoist, Trello oder TickTick bietet da bessere Optionen. Remember The Milk verfügt zum Beispiel über jede Menge spezieller Felder zur Pflege spezifischer Kontexte.

Doch auch analoge Systeme wie das bereits angesprochene Bullet Journal verfügen zumindest über rudimentäre Methoden zur sinnvollen Teilung der Aufgaben. In den kommenden Artikeln werde ich dir die einzelnen Tools, ihre Vor- und Nachteile und die jeweilige Eignung für unterschiedliche Arbeitsweisen vorstellen.

Die Liste steht – und jetzt?

Leider ist mit der Erstellung der ToDo-Liste die Arbeit noch nicht getan. Es fühlt sich unheimlich produktiv an, eine Liste zu erstellen und das Arbeitsergebnis vor sich zu sehen, allerdings ist mit den eigentlichen Aufgaben noch überhaupt nichts passiert. Um tatsächlich auch in die Arbeit einzusteigen sind regelmäßige Durchsichten deiner ToDo-Liste von entscheidender Bedeutung.

Für den Anfang genügt es, jedes Mal, wenn du auf der Suche nach Beschäftigung bist, auf deine ToDo-Liste zu schauen. Wenn das aber nicht regelmäßig geschieht, ist die Gefahr groß, dass du dennoch oftmals an noch offene Aufgaben denkst. Außerdem kann dir immer noch eine wichtige Aufgabe durch die Lappen gehen, wenn du zu sporadisch mit deiner ToDo-Liste umgehst.

Nimm dir daher deine Aufgabenliste mindestens einmal täglich zur Brust. Blocke eine halbe Stunde in deinem Kalender und plane im Voraus, wann du was erledigen möchtest. Für manche Menschen ist dies die erste Handlung am Morgen, andere führen ihre Durchsicht abends durch und planen bereits für den nächsten Tag. Ich persönlich mag die zweite Variante, aber probiere am Besten selbst einmal aus, was sich für dich richtig anfühlt.

Es ist übrigens nicht wichtig, alle Aufgaben deiner Liste direkt einzuplanen. Überlege dir nur: „Was will ich heute/morgen tun?“

Arbeiten mit deiner ToDo-Liste

Du bist jetzt also soweit. Du hast eine Liste, die dir sagt, was du zu tun hast und hast dir überlegt, wann du welche Aufgabe erledigen willst. Damit hast du alles, um produktiv mit deiner ToDo-Liste zu arbeiten. Das muss am Anfang noch nicht perfekt sein – ein solcher Anspruch frustriert dich nur und trägt wenig zu produktiverem Arbeiten bei, da du ständig deinen Prozess verändern willst.

Fang ganz locker an – wenn du feststellst, dass die eine kleine Veränderung hier und da weiterhilft, dann übernimm sie, aber mach dich nicht fertig, wenn es mal nicht so klappt. Wichtig ist, dass du tagtäglich ein kleines bisschen besser wirst.

Hier noch einige Anregungen, wie du mit deiner ToDo-Liste lange Freude haben wirst:

• Nimm nicht jede Kleinigkeit auf
  Am Anfang wird deine ToDo-Liste noch übersichtlich sein. Freue dich darüber, sie wird mit der Zeit von allein länger. Nimm daher nicht jede noch so kleine Aufgabe mit auf deine Liste. Alles was du in wenigen Minuten erledigen kannst, solltest du direkt abarbeiten und nicht auf deine ToDo-Liste schreiben. Das hält die Liste schlanker und deine regelmäßige Durchsicht wird nicht zur Qual.
• Streiche Aufgaben
  Auch wenn es am Anfang weh tut. Gewöhne dir an, Aufgaben zu streichen. Manche Aufgaben schleifst du wochenlang mit dir herum, obwohl du im Hinterkopf schon weißt, dass du sie nicht tun wirst. Wenn du diese Aufgaben nicht delegieren kannst – streiche sie. Die Welt wird nicht untergehen und du befreist deine ToDo-Liste von unnötigem Ballast. Wenn die Aufgabe wichtig ist, wird sie dich ohnehin noch einmal heimsuchen.
• Konzentriere dich auf das Wesentliche
  Wenn du deine Tagesplanung abgeschlossen hast, trage deine Aufgaben in eine separate Liste ein. Wenn du dann in deinen Arbeitsmodus übergehst, siehst du nur noch die für diesen Tag relevanten Aufgaben – denn wenn du dich ständig mit noch anstehenden Aufgaben beschäftigst, unterbricht dies auch deinen Arbeitsfluss und hält dich davon ab, wirklich produktiv zu werden (lies hierzu auch meinen Artikel zum Thema).

Das war es für heute. Wie nutzt du deine ToDo-Liste? Eher unstrukturiert und auf Zuruf, oder bist du ein begeisterter GTD-Anhänger? Und wie schreibst du deine ToDo-Listen, bist du eher der analoge oder der digitale Typ? Wo liegen deine Schwierigkeiten im Aufgabenmanagement? Lass mir einfach einen Kommentar in der Box hier unten da!