Besprechungen leiten – aber richtig

Wenn du dir die Meetingkultur deines Unternehmens ansiehst, wirst du bestimmt einen oder mehrere der folgenden Punkte wiedererkennen: Die heutige Meetingkultur verbrennt Unmengen von Geld. Ein Großteil der Besprechungen findet entweder mit den falschen Personen statt, ist unstrukturiert, wird nur noch aus Traditionsgründen abgehalten oder ist eine Mischung daraus.

Wie ich in meinem letzten Artikel Hol dir deine Zeit zurück! – 11 Tipps für den Umgang mit deinem Kalender bereits angesprochen habe, sind diese Besprechungen Gift für deine Produktivität. Da ich möchte, dass deine Besprechungen produktiv bleiben und deine Kollegen und Mitarbeiter gerne zu deinen Besprechungen kommen, habe ich einige Tipps zusammengestellt, die dir helfen werden, Meetings zu organisieren, die deine Teilnehmer lieben werden.

Vor der Besprechung

Du hast festgestellt, dass du eine Abstimmung brauchst. Du benötigst die Eingaben deiner Kollegen, Mitarbeiter oder Kunden, um deine Aufgabe zu erledigen. Damit deine Besprechung ein voller Erfolg wird, solltest du bereits im Vorfeld folgende Fragen klären:

Brauche ich überhaupt eine Besprechung?

Oftmals brauchst du gar keine Besprechung. Überlege dir, ob du wirklich eine Besprechung brauchst, oder ob dir nicht auch ein Ansprechpartner ausreicht. Die meisten Komplikationen können im Dialog aus der Welt geschafft werden. Prüfe, ob dies auch bei dir zutrifft und suche stattdessen das Gespräch, anstatt ein Meeting im großen Kreis zu vereinbaren.

Wer sind meine Ansprechpartner?

Überlege dir, wen du für deine Besprechung benötigst. Muss etwas entschieden werden? Dann hol dir Personen mit Entscheidungskompetenz in dein Meeting. Benötigst du Mithilfe oder Informationen? Lade Wissens– oder Know–How–Träger ein, die dir weiterhelfen können. Wenn du nicht weißt, wer diese Personen in deinem Unternehmen sind, greife zum Telefonhörer und hake nach. Damit vermeidest du die peinliche Situation, erst im Termin festzustellen, dass dir deine Gäste gar nicht helfen können.

Übe dich ansonsten in Zen. Lade nur Menschen ein, die du tatsächlich brauchst. Du brauchst nicht mehrere Personen aus einem Team und auch Beobachter solltest du dir schenken (solange es sich dabei nicht um den expliziten Wunsch deiner Vorgesetzten handelt). Für ein Arbeitsmeeting sollten maximal fünf Personen anwesend sein. Bei Brainstormings hat sich ein größerer Personenkreis mit bis zu zehn Teilnehmern bewährt.

Wann soll die Besprechung stattfinden?

Schnellstmöglich, soviel ist klar. Schließlich willst du mit deiner Arbeit ja weiterkommen. Es ist aber auch deine Aufgabe, die Teilnehmer und den Besprechungsort miteinander zu koordinieren. Wenn du mit einem Entscheider einen Termin machen willst, kannst du manchmal auch auf die Hilfe eines Assistenten oder einer Sekretärin zugreifen, sofern du selbst keine eigene Verwaltungskraft hast.

Respektiere bei der Terminplanung deine Teilnehmer, wenn es möglich ist. Vermeide Termine in der Mittagszeit oder außerhalb der üblichen Arbeitszeit. Ein Business–Lunch eignet sich selten als Terminersatz und die Ergebnisse einer solchen Besprechung sind in der Regel eher informell einzuschätzen. Du möchtest schließlich, dass deine Teilnehmer ihre volle Kompetenz einbringen, oder in deinem Sinne entscheiden. Da ist es doch eine gute Idee, neutrale Zeiten zu wählen, anstatt hier im Fettnäpfchen zu landen. Wenn ein Teilnehmer einen vollen Terminkalender hat, versuche erst deine restlichen Gäste zu planen, um einige mögliche Termine vorschlagen zu können. Frage in diesem Fall noch einmal per Mail nach, bevor du eine Termineinladung herumschickst.

Setze deine Termine auch nicht zu kurzfristig an. Dringende Themen verlangen manchmal einen Termin noch am selben Tag oder im Extremfall sofort. In der Regel solltest du aber zumindest einen Tag zwischen der Einladung und dem Termin verstreichen lassen, insbesondere, wenn deine Gäste etwas vorbereiten müssen.

Als Vorgesetzter kannst du in den meisten Fällen die Chef–Karte ziehen und die Prioritäten deiner Mitarbeiter umstellen. Überlege dir im Vorfeld gut, ob du das tun willst oder sogar musst. Du bist deinem Team zwar keine Rechenschaft schuldig, aber wenn du zumindest versuchst, deinen Mitarbeitern gerecht zu werden, werden sie es dir danken.

Wo soll die Besprechung stattfinden?

Je nachdem, was das Ziel deiner Besprechung ist, ist die Wahl des Standortes erfolgsentscheidend. Ein anstrengender Workshop wird nicht einfacher, wenn alle zehn Minuten eine S–Bahn am Fenster vorbeirauscht und ein Kunde wird in einem warmen Besprechungsraum eher geneigt sein, das Budget freizugeben, als in einem zugigen Kellerloch.

Zu diesen Wohlfühlfaktoren gehören übrigens auch die Bereitstellung von Getränken, sofern dies vom Unternehmen erlaubt ist. Wasser und Kaffee sind immer gerne gesehene Gäste. Als freiwillige Geste von deiner Seite bauen sie auch ein kleines Schuld–Gefälle auf, auf das du später noch aufbauen kannst.

Was muss getan werden? Und Warum?

Definiere, was dein Ziel der Besprechung ist und wer dir wie helfen kann, dieses Ziel zu erreichen. Überlege dir auch, warum du dieses Ziel anstrebst und formuliere eine kurze Erklärung dazu. Halte auch fest, was vorbereitet werden muss – und von wem.

Erstelle eine Agenda, die auf das Ziel hinarbeitet. Wenn du Schwierigkeiten hast, den Zeitbedarf eines Agendapunktes einzuschätzen – frag nach. Eine vollständige Agenda hilft dir, die Dauer des Termins einzuschätzen.

Hole deine Teilnehmer ab

Hast du dir zu all diesen Fragen Gedanken gemacht (und dabei festgestellt, dass du die Besprechung wirklich brauchst), kannst du dich an die Einladung machen. Lade den von dir gewünschten Personenkreis ein, buche, wenn nötig, einen passenden Besprechungsraum und erläutere deinen Gästen, um was es sich bei der Besprechung dreht, wieso du diese Besprechung benötigst und welche Agenda du dir vorgestellt hast. Spreche Teilnehmer, die etwas vorbereiten sollen, direkt an. Damit hast du alle Personen mit den wichtigsten Informationen versorgt und schon einmal auf deine Besprechung eingestimmt. Wenn du wichtige Dokumente hast, die wirklich alle Teilnehmer gelesen haben sollten, verweise darauf. Kleine Dateien können auch direkt angehängt werden. In jedem Fall solltest du aber kurz erklären, welchen Zweck ein Dokument für deine Besprechung hat und wieso es wichtig ist.

Letzte Vorbereitungen

Ist die Einladung verschickt und mögliche Rückfragen geklärt, ist deine Arbeit noch nicht getan. Erinnere Kollegen, die etwas zu dem Termin ausarbeiten sollen, noch einmal ein bis zwei Tage vor der Besprechung daran. Wenn du oder deine Gäste mediale Unterstützung brauchen, solltest du im Vorfeld klären, ob die notwendigen technischen Voraussetzungen im Besprechungsraum vorhanden sind. Verschiebe das nicht auf die Viertelstunde vor Terminbeginn. Vielleicht sitzt du zu dieser Zeit selbst in einer Besprechung, oder der Raum ist blockiert. Erkundige dich, wenn du dir nicht sicher bist, beim Raumverantwortlichen.

Während der Besprechung

Wenn bis hierher alles geklappt hat, hast du schon eine Menge richtig gemacht. Doch gerade während der Besprechung kann noch viel passieren, das du als Moderator antizipieren solltest. Etabliere folgende Spielregeln, um eine produktive Besprechung zu leiten:

Keine andere Arbeit während der Besprechung

Bitte deine Gäste, sich während des Meetings nicht mit anderen Themen zu beschäftigen. Wer ständig in seinen Laptop oder sein Handy schaut, ist nicht voll bei der Sache und wird den Diskussionen der Runde weder folgen können, noch seinen Beitrag leisten.

Fang pünktlich an

Deine Zeit ist wichtig. Die deiner Kollegen, Mitarbeiter, Vorgesetzten und Kunden ebenso. Beginne deine Meetings also pünktlich. Zeige deinem Umfeld, dass du deine und ihre Zeit respektierst. Außerdem zeigst du damit, dass du deine Agenda ernst nimmst und den Zeitangaben folgst.

Ich habe einmal in einem Unternehmen gearbeitet, in dem eine Führungskraft – auch bei Besprechungen mit einem großen Personenkreis – zuverlässig mindestens 10 Minuten zu spät erschienen ist. Im Schnitt war dieser Mensch für eine insgesamte Wartezeit von mindestens 2 Stunden verantwortlich. Zeit, die die Kollegen für produktive Aufgaben hätten nutzen können.

Sei ein Vorbild. Gehe mit gutem Beispiel voran. Sei pünktlich, wenn du Besprechungen zugesagt hast – vor allem, wenn du selbst sie vereinbart hast.

Moderiere deinen Termin

Achte auf die Einhaltung deiner Agenda. Lass dich nicht auf Nebenkriegsschauplätze führen und begrenze, wenn nötig, die Redezeit einzelner Teilnehmer, sollten diese die Besprechung an sich reißen. Es ist dein Termin, wenn du dich nicht um die Strukturierung kümmerst, wird sich ansonsten niemand dazu berufen fühlen.

Erstelle ein Protokoll

Halte die Ergebnisse deiner Besprechung fest. Ein Protokoll dokumentiert, was im Termin besprochen wurde, kann später als Referenz dienen und ist dir beim Nachfassen vereinbarter ToDos eine große Hilfe. Außerdem helfen dir Protokolle im Falle von Missverständnissen oder Problemen, dein Handeln zu rechtfertigen und die von dir eingeleiteten Maßnahmen festzuhalten.

Diese Aufgabe kannst du natürlich auch delegieren, stelle nur sicher, dass das Protokoll nach der Fertigstellung dem Teilnehmerkreis zur Dokumentation und Kontrolle zugeht.

Fasse alles noch einmal zusammen

Fasse am Ende deiner Besprechung die wichtigsten Besprechungspunkte noch einmal zusammen und gib sie in eigenen Worten wieder. Zähle die resultierenden ToDos noch einmal auf, damit die jeweiligen Teilnehmer noch einmal daran erinnert werden.

Eine Zusammenfassung hilft allen Beteiligten, den Schwerpunkt der Besprechung noch einmal nachzuvollziehen und fasst die Beschlüsse und Aufgaben noch einmal zusammen.

Nach der Besprechung

Den kritischen Teil hast du jetzt hinter dir. Du hattest hoffentlich eine Besprechung, die dich voran gebracht hat. Deine im Vorfeld informierten Teilnehmer konnten die richtigen Themen adressieren und ihr konntet euch auf einen Aktionsplan einigen. Doch auch nach der Besprechung kannst du noch ein paar Maßnahmen ergreifen, um auch die tatsächliche Umsetzung der Beschlüsse im Auge zu behalten:

Protokoll finalisieren und versenden

Verschicke dein Protokoll, sobald du es fertiggestellt hast. Mehr als 24 Stunden solltest du dafür nicht verstreichen lassen, da die Erinnerung bei dir und den Teilnehmern ansonsten schon ein wenig verblasst ist. Damit sind die Ergebnisse noch präsent und können richtig dokumentiert werden.

Dein Teilnehmerkreis erhält zeitnah die Möglichkeit, sich das Protokoll noch einmal anzusehen, etwaige Fehler oder Ungenauigkeiten anzusprechen und die eigenen ToDos herauszuziehen. Diese Aufgaben sind damit offiziell dokumentiert und können beim Verantwortlichen eingefordert werden.

Hake nach

Nutze dein Protokoll, um die Aufgaben deines Teilnehmerkreises im Auge zu behalten. Notiere dir, welche Punkte gelöst werden müssen, oder wo noch offene Fragen bestehen und setze dich mit den entsprechenden Verantwortlichen in Verbindung. Stelle sicher, dass die Teilnehmer, die Aufgaben erhalten haben, diese kennen, die nötigen Informationen zur Lösung erhalten haben und ihre Fragen einem Wissensträger stellen können.

Analysiere den Verlauf

Nimm dir nach ein paar Tagen die Zeit und reflektiere den Verlauf der Besprechung. Gab es Schwierigkeiten, die für das nächste Mal vermeidbar sind? Was würdest du in Zukunft anders machen? Was lief richtig gut?

Manchmal kann es auch sinnvoll sein, deine Gäste im Nachgang nach ihrer Meinung zu fragen. Nutze dein und ihr Feedback, um künftig noch bessere Besprechungen leiten zu können.

Baue deine nächste Besprechung auf bisherigen Erkenntnissen auf

Nutze die Informationen aus Protokoll und Agenda für zukünftige Termine. Sieh ein paar Minuten zu Beginn eines Folgemeetings zur Rückschau vor. Gehe über das letzte Protokoll und prüfe, welche Themen bereits abgeschlossen wurden und welche noch bestehen. Baue deine Agenda aufgrund der Erkenntnisse aus dem letzten Meeting auf.

Zugegeben, ein so umfangreiches Programm muss nicht für jede Absprache herangezogen werden, aber sobald der Teilnehmerkreis über drei Personen hinausgeht, solltest du dir im Vorfeld einige Gedanken dazu machen. In der heutigen Berufswelt haben wir alle viel zu tun. Zeige deinen Gästen, dass du ihre Zeit schätzt und respektierst und hole das Beste aus deinen Besprechungen heraus.

Ich bin sehr auf deine Meinung gespannt. Wie hat dir der heutige Artikel gefallen? Wirst du einige oder alle der Tipps anwenden? Hältst du die Vorgehensweise für zu kompliziert? Was ist der Punkt, den du als Erstes streichen würdest? Schreib es mir in die Kommentare, ich freue mich, mit dir darüber zu diskutieren.