Prioritäten setzen ‒ 4 Wege, deine ToDo-Liste zurückzuerobern

Wenn du eine ToDo-Liste hast, kennst du das Gefühl, wenn sie mit der Zeit immer länger wird. Gerade wenn du dir eine zentrale ToDo-Liste angelegt hast, finden Aufgaben unterschiedlicher Wichtigkeit aus unterschiedlichen Lebensbereichen nebeneinander Platz. Doch auch kategorisierte Listen bleiben hiervon nicht verschont. Auch hier kann die wichtige “Vorbereitung der Vorstands-Präsentation” neben einer banalen Tätigkeit wie “Schreibtisch aufräumen” stehen.

Woran erkennst du, welche Aufgaben du gegenwärtig angehen solltest? Die Antwort ist “Setze dir Prioritäten!” Thomas Mangold hat den interessanten Artikel Prioritäten setzen: Kannst du nicht oder willst du nicht? dazu verfasst.

Wenn du für dich diese Frage geklärt hast, bleibt immer noch die Frage offen, wie genau du in deiner Liste konkret Prioritäten setzen kannst. Aus diesem Grund zeige ich dir heute einige Möglichkeiten, wie du deine Priorisierung angehen kannst. Sie sind für unterschiedliche Menschen gedacht. Dich wird eine Methode mehr als andere ansprechen – das ist vollkommen in Ordnung. Ich möchte dir eine Auswahl geben, aus der du für dich deine(n) Favoriten auswählen kannst.

Prioritäten setzen wie im Bullet Journal: Wichtig, oder eben nicht

Das Bullet Journal von Ryder Carroll ist ein analoges Werkzeug zur Sammlung relevanter Informationen und ToDos in einem Notizbuch. Ich bin ein großer Freund dieser Methode, da sie schnell und ohne großen Mehraufwand funktioniert. Im Bullet Journal schreibst du deine ToDos einfach in dein Notizbuch. Möchtest du eine Aufgabe als besonders wichtig kennzeichnen, setzt du einfach ein Symbol vor das eigentliche ToDo. Ryder empfiehlt einen Stern, ich persönlich verwende ein Ausrufezeichen, du kannst gerne ein eigenes Symbol setzen, es sollte nur eindeutig sein.

Diese einfache Priorisierung unterscheidet lediglich zwischen wichtigen und restlichen Aufgaben und ist praktisch in allen Werkzeugen und Apps abbildbar. Eine weitere Differenzierung ist dadurch aber nicht möglich.

ABC-Methode – Delegieren heißt siegen

Die ABC-Methode (oder ABC-Analyse) geht schon einen Schritt weiter. Jede Aufgabe auf der ToDo-Liste wird in die Kategorien A, B oder C eingeteilt.

A-Aufgaben sind wichtig. Sie treiben deine Ziele voran und haben den größten Einfluss auf dein Ergebnis. Diese Aufgaben müssen von dir durchgeführt werden.

B-Aufgaben sind immer noch wichtig, können im Gegensatz zur vorhergegangenen Kategorie aber an dein Team delegiert werden. Zeitlich hast du noch etwas Spielraum, es ist aber nicht auszuschließen, dass diese Aufgaben irgendwann zu A-Aufgaben werden

C-Aufgaben sind im Moment nicht wichtig. Wenn du die Möglichkeit dazu hast, solltest du diese Aufgaben abgeben. Aber vergiss sie nicht. Dass eine Aufgabe nur ein C erhält, bedeutet nicht, dass sie später nicht wichtiger werden könnte.

Der Vorteil dieser Methode ist es, Führungskräften eine Richtlinie zu geben, wann die Delegation von Aufgaben sinnvoll ist. Gerade junge Führungskräfte tun sich oft schwer damit. Wenn du dich in dieser Situation befindest, kann dir diese Methode helfen, loszulassen und deinem Team Aufgaben anzuvertrauen.

Das bedeutet nicht, dass du die Aufgaben nach der Abgabe vergessen solltest, schließlich bist du noch für das Ergebnis verantwortlich.

Wenn du nicht in der Position bist, Aufgaben zu delegieren, kann dir die ABC-Methode dennoch helfen, dein Aufgabenmanagement zu verbessern. Sie zwingt dich dazu, die Wichtigkeit deiner Aufgaben abzuschätzen und hilft dir, einen kritischen Blick auf deine Aufgaben zu werfen. Damit bist du bei der nächsten Diskussion mit deinem Chef auch gewappnet, für dich ungeeignete Aufgaben zu benennen und Alternativen aufzeigen zu können.

Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent des Ergebnisses erreichen

Das Pareto-Prinzip geht auf Vilfredo Pareto, einen italienischen Ökonomen, zurück, der zur Wende des 20. Jahrhunderts wirkte. Die Pareto-Verteilung oder das 80/20-Prinzip besagt, dass ein großer Teil, also 80 Prozent einer Sache, durch 20 Prozent einer anderen Sache abgedeckt werden. Vilfredo entdeckte damals, dass 80 Prozent des italienischen Einkommens seiner Zeit von 20 Prozent der Bevölkerung erwirtschaftet wurde.

Dieses Prinzip wurde kurzerhand auf viele unterschiedliche Relationen angewandt: 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes, 20 Prozent deines Sortiments werden in 80 Prozent der Bestellungen geordert und so weiter. Da dauerte es natürlich nicht lange, bis diese Erkenntnis auch in das Aufgabenmanagement übernommen wurde. Da heißt es: 80 Prozent des Ergebnisses können durch 20 Prozent des Aufwands erreicht werden.

Ist das nicht großartig? Weniger Arbeit und trotzdem ein ansehnliches Ergebnis. In vielen Fällen bewahrheitet sich dieser Sinnspruch sogar. Gerade bei der Bearbeitung zahlreicher Datensätze ist das Gros der Themen in der Regel zügig abgearbeitet, lediglich der kleine Teil, der beim ersten Durchgang wegen Unregelmäßigkeiten aussortiert wurde, frisst dann einen Großteil deiner Zeit.

Die Schwierigkeit des Pareto-Prinzips liegt in der Anwendung. Oftmals hast du gar keine Wahl, als auch die mühseligen 20 Prozent durchzuarbeiten, schlicht, weil dich äußere Umstände dazu zwingen. Beim Pareto-Prinzip geht es also darum, unrentable Arbeiten zu hinterfragen oder den eigenen Perfektionismus abzulegen. Wenn du zum Beispiel deine Ablage stets analog und digital durchführst, ergibt es vielleicht für dich Sinn, den einen oder anderen Kanal direkt einzumotten. Idealerweise sollte dabei deine Wahl auf den aufwändigeren Kanal fallen. Oder aber du blendest bestimmte Segmente komplett aus – wenn du das kannst und auch darfst. Diese 20 Prozent, die 80 Prozent der Arbeit verursachen, hast du dir damit gespart.

Auf der anderen Seite zwingt dich das Pareto-Prinzip natürlich auch, deine eigene Arbeitsweise zu hinterfragen. Ich bin zum Beispiel ein Mensch, der die Inhalte für eine Präsentation sehr schnell zusammengesucht hat. Das sind meine 20 Prozent, in denen ich 80 Prozent der Präsentation fertigstellen kann. Die restlichen 80 Prozent meiner Zeit suche ich nach passendem Bildmaterial, verschiebe die Positionierung der Elemente mindestens ein Dutzend Mal und verzettele mich in grafischer Darstellung. Für mich ist es daher eine gute Lösung, meine Präsentation erst einmal rudimentär zusammenzustellen und die optische Gestaltung effizienteren Kollegen zu überlassen.

Im Aufgabenmanagement bedeutet dies, dass du dir überlegen solltest, welche Aufgaben auf deiner Liste zu deinen persönlichen 20 Prozent gehören. Welche Aufgaben helfen dir, deine Ziele am schnellsten voranzutreiben und haben dabei einen überschaubaren zeitlichen Aufwand? Diese Aufgaben haben für dich ab sofort Priorität.

Die Eisenhower-Matrix – der Unterschied zwischen Wichtig und Dringend

Die Eisenhower-Matrix verfolgt einen anderen Ansatz. Diese Priorisierungsmethode, die nach dem 34. Präsidenten der USA, Dwight D. Eisenhower, benannt ist, gibt jeder Aufgabe eine Wichtigkeit und eine Dringlichkeit.

Der Unterschied zwischen beiden ist gerade am Anfang schwer zu erkennen. Generell gesprochen, ist eine dringende Aufgabe alles, was eine drohende Deadline hat. Dabei hängt es natürlich auch davon ab, wie aufwändig eine Aufgabe ist. Wenn du bis zum Ende der Woche ein kurzes Telefonat führen musst, dann ist diese Aufgabe im Moment noch nicht dringend. Eine Master-Thesis bis zum Ende eines Monats fertigzustellen, ist auf der anderen Seite sehr dringend. Hast du also das Gefühl, die Vollendung deiner Aufgabe könnte knapp werden, dann ist die Aufgabe dringend.

Die Wichtigkeit beschreibt, wie stark dich eine Aufgabe nach vorne bringt. Die bei Pareto angesprochenen 20 Prozent gehören sicherlich zu deinen wichtigen Aufgaben, ebenso wie die Vollendung deiner Master-Thesis. Wenn dir deine Beziehung wichtig ist, kann auch die Vorbereitung eines romantischen Abends eine wichtige Aufgabe sein. Auf der anderen Seite gibt es auch Aufgaben, die für dich nicht wichtig sind. Kleinere Schönheitsreparaturen im Haushalt, Gefälligkeiten für Kollegen, Fernsehen schauen oder am Computer spielen. Das macht zwar mitunter auch Spaß, ist in aller Regel aber nicht wichtig.

Wenn du alle deine Aufgaben nach diesem Schema durchgearbeitet hast, kannst du sie in vier Quadranten einteilen:

1. Wichtig und Dringend – Sofort erledigen

In diese Kategorie fallen alle Aufgaben, die von dir persönlich und so schnell wie möglich erledigt werden sollten. Zum Beispiel gibt es da:

• Master-Thesis mit drohender Deadline
• bestimmte E-Mails (Jobangebote etc.)
• bestimmte Anrufe (der Schuldirektor deines Kindes möchte mit dir über dessen Verhalten sprechen)
• Partner, Kind oder Haustier benötigt ärztliche Pflege und muss von dir zum Arzt gebracht werden

Aufgaben in diesem Quadranten lassen sich oftmals schlecht planen, da sie plötzlich in unser Leben treten. Dennoch haben sie dann oberste Priorität. Erledige sie.

2. Wichtig und nicht Dringend – Einplanen und Wohlfühlen

Im zweiten Quadranten landen alle Aufgaben, die dir einen merklichen Fortschritt bringen, die aber nicht zeitnah erledigt werden müssen. In diese Kategorie fallen unter anderem:

• Steuererklärung erstellen und abgeben
• sportliche Betätigung
• Vorausplanung
• Strategieentwicklung

Für diese Aufgaben hast du in der Regel etwas Zeit. Das bedeutet aber nicht, dass du warten solltest, bis diese Aufgaben dringend werden. Plane sie rechtzeitig ein und nimm dir die Zeit, sie zu erledigen.

3. Nicht Wichtig und Dringend – Gib es ab

Diese Kategorie beschreibt Aufgaben, die dich nicht signifikant nach vorne bringen, aber gerade akut anstehen. Solche Themen fallen praktisch täglich an:

• der an deinem Schreibtisch stehende Kollege mit einer Bitte
• ein ehemaliger Mitarbeiter bittet um ein Empfehlungsschreiben
• manche Meetings (regelmäßige Besprechungen fallen oft in diese Kategorie)
• E-Mails und Telefonate

Die meisten Aufgaben, die an dich herangetragen werden, sind für dich nicht wichtig. Es sei denn, sie kommen von deinem Chef oder deinen wichtigen Kunden. Wenn du die Möglichkeit hast, kannst und solltest du diese Aufgaben delegieren.

Das Tückische an diesen Aufgaben ist, dass sie sich oftmals wichtig anfühlen. Du tust schließlich etwas für eine andere Person und diese wird dir meistens auch dankbar dafür sein. Und auch die Ergebnisse sind greifbar. Laut Stephen Covey, dem Autor von Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg*, bewegen die meisten Menschen sich in diesem Quadranten, gehen aber davon aus, tatsächlich im ersten Quadranten zu arbeiten.

4. Nicht Wichtig und Nicht Dringend – Weg damit

Der letzte Quadrant ist ein Sammelbecken der übriggebliebenen Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben schreibst du dir wahrscheinlich nicht auf deine ToDo-Liste, dennoch erledigst du sie immer wieder. Diese Aufgaben solltest du bleiben lassen.

• Büroklatsch
• stundenlanges Surfen (auch auf Facebook und Co.)
• Fernsehen
• Computerspiele spielen

Lars Bobach hat übrigens einen tollen Artikel zum Unterschied zwischen Dringend und Wichtig geschrieben.

Für mich persönlich ist die Eisenhower-Matrix nichts, nach dem ich meinen Arbeitsalltag plane. Zum einen habe ich niemandem, dem ich meine Q3-Aufgaben delegieren könnte, zum anderen bildet die Eisenhower-Matrix für mich keinen benutzbaren Rahmen ab.

Ich finde diese Methode zur Nachbetrachtung interessant. Notiere dir einmal einige Tage, zu welchen Zeiten du dich in welchem Quadranten befindest. Vermutlich wirst auch du dich des häufigeren im dritten Quadranten wiederfinden. Ertappst du dich sogar dabei, viel Zeit im vierten Quadranten zu verbringen, hast du schon einmal einen guten und vor allem messbaren Indikator, wie du deine Zeit effektiver nutzen kannst: Versuche deine Zeit in Q4 um 20 Prozent zu senken. Du wirst überrascht sein, wie viel mehr du am Tag erledigen kannst.

Das war es für heute. Eine Menge Material für einen Artikel, aber ich hoffe, die Übersicht hilft dir, deine Methode zur Priorisierung zu finden. Wie ist es bisher bei dir? Verwendest du bereits einen methodischen Ansatz um deiner Aufgaben Herr zu werden? Kannst du die Anregungen aus dem heutigen Artikel für dich verwenden? Wo liegen deine Schwierigkeiten beim Prioritäten setzen? Ich freue mich, von dir in den Kommentaren zu lesen.