Verdoppele deine Produktivität mit deiner zentralen ToDo-Liste

Vielleicht gehörst auch du zu den Menschen, die jede neue Erkenntnis begeistert in ihr Aufgabenmanagement mit einbringen wollen, egal ob es eine neue App, ein neues System oder eine neue Methode ist.

Aber du weißt nicht, ob dir das System gefällt. Besser, erstmal noch beim Alten zu bleiben und das neue System nebenher auszuprobieren. Vielleicht nur für einen bestimmten Bereich deines Lebens …

Möglicherweise bist du auch Pragmatiker und nutzt das Werkzeug der Stunde. Unterwegs eine App zur Aufgabenerfassung, im Büro schnell ein ToDo auf ein Post-it gekritzelt und zu Hause eine von Hand geschriebene ToDo-Liste.

Oder du trennst strikt zwischen beruflichen, privaten, und sonstigen ToDos. Nicht, dass sich da noch was in die Quere kommt. Und Zuhause willst du deine Aufgaben von der Arbeit ja ohnehin nicht sehen. Möglicherweise hindert dich dein Ansatz aber auch daran, wirklich produktiv zu sein und die richtigen Dinge zu tun.

Nachteile mehrerer ToDo-Listen

Auf den ersten Blick machst du ja auch alles richtig. Du schreibst deine Aufgaben nieder, wenn sie in dein Leben treten. Darum geht es doch schließlich im Aufgabenmanagement.

Im Kern ist das auch richtig, aber dir fehlt das Fundament: ein verlässliches System, dem du und dein Kopf vertrauen können. Denn genau wie ein Bauwerk, das nur auf Sand gebaut ist, wird auch ein über mehrere Medien verteiltes Aufgabenmanagement schnell unbenutzbar.

Wo fange ich an?

Durch die Verteilung deiner Aufgaben auf unterschiedliche Listen, verwehrst du dir einen ganzheitlichen Blick auf deine Aufgaben. Damit verlierst du die Möglichkeit einer übergreifenden Priorisierung und Planung.

Wahrscheinlich weißt du, welche Aufgabe auf welcher Liste am wichtigsten ist, aber kannst du das auch noch über die unterschiedlichen Listen sagen? Die Folge ist, dass du dir Gedanken über die Abwägung der einzelnen Aufgaben machst, während du sie gerade abarbeiten willst – und raubst dir damit eine Menge Energie, die im tatsächlichen Tun besser aufgehoben gewesen wäre.

Aus den Augen aus dem Sinn

Aufgaben, die nicht auf einer gegenwärtig gepflegten Liste auftauchen, sind für dich nicht existent. Vielleicht hast du noch einen kleinen Teil deines Unterbewusstseins, der irgendwo tief drinnen gegen seine Zellentür hämmert, aber das wird dir nichts nützen, wenn du dich erst später daran erinnerst – zwei Stunden nach Ablauf der Deadline.

Aufgaben, die wir uns nicht in regelmäßigen Abständen vor Augen halten, verschwinden schnell aus unserem bewussten Denken. Wenn du dir eine Liste mit jährlichen Aufgaben angelegt hast, stehen die Chancen nicht schlecht, dass du keine dieser Aufgaben gerade präsent hast – oder wo sich diese spezielle Liste gerade befindet. Und wenn du sie komplett verlegst hast, ärgerst du dich, denn anstatt dir Arbeit abzunehmen, hattest du bei dieser Liste zusätzliche Arbeit während der Erstellung, der Suche und dem Ersatz, von deiner Frustration ganz abgesehen.

Das hatte ich doch hier irgendwo …

Ein weiteres Problem bei mehreren Listen ist auch die Frage, auf welche Liste die eine oder andere Aufgabe gehört. Angenommen, du hast eine Liste mit Aufgaben aus deinem beruflichen Umfeld und eine für private Dinge – auf welche Liste kommen Aufgaben, die du bestens in der Mittagspause angehen kannst – und welche Liste wirst du dir dann ansehen, wenn die Mittagspause kommt? Vielleicht hast du noch mehr Lebensbereiche, in denen Aufgaben anstehen. Vielleicht hast du ein Ehrenamt, engagierst dich im Turnverein oder organisierst eine Veranstaltung.

Gerade wenn eine Aufgabe nicht eindeutig einer Liste zugeordnet werden kann, stehen die Chancen sehr gut, dass sie durch die Maschen fällt. Bei zweckgebundenen Listen (“Turnfest organisieren”) ist es wahrscheinlich, dass du deine anstehenden Aufgaben nicht rechtzeitig siehst oder zu Zeitpunkten, an denen du aktiv nichts tun kannst.

Doppelte Produktivität, halber Aufwand – deine Meisterliste

Ein Ring sie zu knechten, sie alle zu finden …

Zugegeben: Ganz so spektakulär wie beim Herrn der Ringe geht es bei uns dann doch nicht zu. Aber Sauron war in einem Punkt schon ein schlauer Bursche: Er fertigte nicht für jedes Volk einen Meisterring, sondern nur einen einzigen.

Genau so solltest du es auch mit deiner ToDo-Liste halten. Wenn du deine Aufgaben verlässlich festhalten willst, sollten diese alle auf einer Meisterliste stehen. Damit verfügst du über eine einzige Liste, die du pflegen und in deine regelmäßige Planung mit einbeziehen kannst. Das bedeutet natürlich nicht, dass du alle deine ToDos auf einen Haufen werfen sollst. Denn in diesem Fall bekommst du wieder ein Entscheidungsproblem. Wie in diesem Spiegel-Artikel beschrieben, lähmen uns zu viele Möglichkeiten eher, als dass sie auf uns befreiend wirken.

Wie passt das denn nun schon wieder zusammen? Einerseits sollst du alle deine ToDos auf einer Liste halten, andererseits sind zu viele ToDos auch nicht in Ordnung?

Eines nach dem anderen. Im ersten Schritt ist es nur wichtig, deine Aufgaben an einem zentralen Ort zu sammeln. Zu diesem Zweck solltest du dir ein Werkzeug dafür aussuchen. Es ist dabei egal, ob du lieber analoge oder digitale Werkzeuge vorziehst, aber entscheide dich für eine Lösung. Hast du deine Aufgaben erst einmal gesammelt, kannst du diese insgesamt priorisieren. Es spricht nichts dagegen, deine Aufgaben weiter zu kategorisieren oder in untergeordnete Listen einzusortieren, aber sorge dafür, dass du sie bei der Arbeit mit deiner ToDo-Liste nicht aus den Augen verlierst.

Wenn du nun deine Aufgaben durchsiehst, läufst du nicht mehr Gefahr, wichtige Aufgaben oder sogar ganze Projekte zu vergessen. Da alle deine Aufgaben gebündelt einsehbar sind, wirst du Zukunft auch deine unterschiedlichen Lebensbereiche auf dem Schirm haben und kannst diese gegeneinander abwägen. Möchtest du für eine ganz bestimmte Aufgabensorte ein eigenes Werkzeug verwenden, kannst du in deiner Meisterliste immer noch einen übergeordneten Punkt anlegen, der auf deine ausgelagerten Aufgaben verweist. So kannst du spezielle Werkzeuge für spezielle Aufgaben einsetzen, ohne deine Gesamtübersicht zu gefährden. Checklisten bieten sich zum Beispiel dafür an, Unterpunkte einer größeren Aufgabe auszulagern.

Eine untergeordnete Liste solltest du aber auf jeden Fall führen: die aktuelle Tagesplanung. Auf dieser Liste finden nur Aufgaben Platz, die du am heutigen Tag durchführen willst. Sei realistisch bei deiner Planung. Diese Liste zum Ende des Tages abgearbeitet zu haben, ist ein unheimlich befriedigendes Gefühl. Ich werde in einem kommenden Artikel noch einmal genau auf die tägliche und wöchentliche Planung eingehen, da dieser Bereich wichtig für zielgerichtetes und produktives Arbeiten ist.

Um den Aufwand gerade zu Anfang gering zu halten, reichen zwei Listen völlig aus: eine Sammlung aller offener Aufgaben (im agilen Projektmanagement nennt man das das “Backlog”) und eine Liste deiner täglichen Aufgaben. Diese beiden Listen ermöglichen es dir einerseits, deine Aufgaben vernünftig zu planen und zu kategorisieren, andererseits hindern sie dich nicht aufgrund ihrer Fülle bei der Abarbeitung. Das befreiende Gefühl, eine weitere Liste mit täglichen Aufgaben abgearbeitet zu haben, ist ein angenehmer Bonus.

Das Beste an einer gemeinsamen ToDo-Liste ist allerdings der Aufbau einer Gewohnheit. Wenn du es durchhältst, dich täglich mit deinen ToDos auseinanderzusetzen, wird dir das Vorausplanen schon bald in Fleisch und Blut übergehen. Viele Menschen neigen dazu, in chaotischen Situationen mit ToDo-Listen wieder Herr der Situation zu werden – und vernachlässigen diese, sobald das Fahrwasser wieder ruhiger wird.

Arbeite täglich mit deiner ToDo-Liste und du wirst dich nicht länger durch die Suche nach alten ToDo-Listen oder Systemen begeben müssen, denn alles, was du wissen musst, befindet sich in einem einheitlichen System.

Wie sieht es bei dir aus? Hast du bereits ein zentrales Werkzeug zur Aufgabenverwaltung oder verstreust du deine Aufgaben über unterschiedliche Medien? Wie gehst du mit deiner immer länger werdenden ToDo-Liste um? Hast du eine spezielle Strategie, wie du deine täglichen Aufgaben planst oder wühlst du dich jedes Mal durch alle deine Aufgaben? Lass mir doch bitte einen Kommentar da, ich freue mich sehr auf eine Diskussion mit dir.