3 Bürotypen, die deinem Zeitmanagement im Wege stehen

Dieser Beitrag ist Bestandteil der von Frank Albers auf seinem Blog einfach-effektiv.de ausgerufenen Blogparade zum Thema “Gegenwind”. Vielen Dank, lieber Frank, für diese Gelegenheit!

Als Mitglied eines Teams wird es in deinem Kollegenkreis hin und wieder zu einer Meinungsverschiedenheit kommen. Wir sind soziale Wesen und das spürt man bei der Arbeit jeden Tag. In deutschen Büros werden täglich Allianzen geschmiedet, Intrigen gesponnen und Kämpfe ausgefochten.

Oftmals beginnen solche Auseinandersetzungen ganz harmlos. Wir definieren uns durch Gewohnheiten und Verhaltensweisen und die Macke des einen geht dem anderen gehörig auf die Nerven. Bestimmt kennst du auch zwei Kollegen, die sich schon beim bloßen Anblick an den Kragen gehen könnten. Manchmal liegt dies darin begründet, dass sie vom Charakter, der Arbeitsweise oder der inneren Einstellung so weit auseinander sind, das ein friedliches Miteinander unmöglich erscheint.

In meinem heutigen Artikel will ich über drei Bürotypen sprechen, die, auch wenn sie sympathisch daher kommen, Gift für dein Zeitmanagement sind.

Der Spammer

Das Problem: Kurz gesagt verhindert der Spammer eine effiziente Abarbeitung deiner Mails, indem er fleißig für Nachschub sorgt. Spammer lieben Mails und deren simple Verbreitungsmöglichkeiten. Bei Rückfragen wird schnell das ganze Team in Kopie gesetzt und auch Themen, die für die Kollegen völlig uninteressant sind, werden in epischer Breite vor dem gesamten Plenum diskutiert.

Die Lösung: Gemäß dem Motto “das beste Tool ist ein Stuhl”, hilft es manchmal schon, wenn du den Kollegen bittest, von seinem inflationären Gebrauch der Kopie-Funktion abzusehen. Hartnäckige Spammer werden sich davon aber nicht abschrecken lassen. Alternativ kannst du daher die Mails dieses Kollegen automatisch in einen separaten Ordner sortieren und am Ende des Arbeitstags noch einen Blick darauf werfen. So kommt dir der Spammer bei der Abarbeitung deiner restlichen Korrespondenz nicht in die Quere und du kannst im “Scan-Modus” viel schneller die Spreu vom Weizen trennen.

Der notorische Zu-spät-Kommer

Das Problem: Diese Kollegen wollen dir vermitteln: “Ich bin unglaublich beschäftigt! Ich habe so viel zu tun, dass ich es leider nicht rechtzeitig zu deinen Besprechungen schaffe. Niemals!” Entweder das, oder dein Kollege ist ein heilloser Chaot, der seinen Kalender nicht im Griff hat.

Eine Variante davon ist der “Nur-noch-kurz-die-Mail-Beender”. Dieser Typ Kollege muss insbesondere bei regelmäßigen Terminen in den ersten fünf Minuten des Termins immer noch eine eilige Aufgabe erledigen, zumeist eben eine Mail fertig fabulieren, Verzeihung, zu formulieren. Besonders gehäuft tritt dies dann in Verbindung mit Terminen mit dem Vorgesetzten auf, um die Einsatzbereitschaft und den Leistungswillen zu unterstreichen.

Leider verbrennen diese Kollegen nicht nur ihre eigene Zeit, sondern vor allem deine und die der anderen Besprechungsteilnehmer. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Auf jeden Fall solltest du dieses Verhalten nicht persönlich nehmen. Vielleicht hat dein Kollege tatsächlich einen übervollen Kalender oder in einem anderen Lebensbereich Probleme, von denen er mit seinem Verhalten ablenken will. Doch wie geht man mit so einem Kollegen um?

Die Lösung: Wenn es möglich ist, sollten du und die anderen Teilnehmer pünktlich mit der Besprechung beginnen, alleine schon, um die Zeit, die alle Anwesenden mit einbringen, zu würdigen. Wenn du in deiner Agenda die spannendsten Punkte nach vorne ziehst, kann das die Pünktlichkeit deiner Teilnehmer steigern. Aber Achtung: Wenn eine Führungskraft zur Unpünktlichkeit neigt, kann dich das auch dazu zwingen, das bisher Gesprochene noch einmal zu wiederholen – und du verschenkst die Zeit praktisch doppelt.

Ist der Zu-spät-Kommer ein essentieller Bestandteil des Meetings, kannst du die Agenda auch so planen, dass die Beiträge des Kollegen erst im weiteren Verlauf der Besprechung benötigt werden – das ist besonders dann ratsam, wenn, wie bereits oben beschrieben, eine Führungskraft es mit der Termintreue nicht so genau nimmt. Wenn du eine regelmäßige Besprechung einberufst und ein Kollege ständig zu spät kommt, kannst du ihn auch dezent und unter vier Augen darauf ansprechen. Vielleicht kommt er jeweils aus einer anderen Besprechung oder muss noch einen anderen regelmäßigen Termin vor- oder nachbereiten. Unter bestimmten Umständen kann es dann auch Sinn ergeben, deinen Termin ein bisschen zu verschieben – dein Kollege wird dir dankbar sein.

Der Unterbrecher

Unterbrecher reißen dich, wie der Name schon sagt, aus deiner momentanen Aufgabe heraus und beschäftigen dich mit völlig anderen Themen, oftmals auf der privaten Ebene. Grundsätzlich kann man den Unterbrecher-Typus in zwei grobe Untertypen einteilen:

Die Labertasche

Das Problem: Dieser Bürotyp ist im Allgemeinen umgänglich. Menschen, denen ich persönlich bekannt bin, werden nun wahrscheinlich schmunzeln. Ich bekenne mich schuldig: Ich bin eine Labertasche. Labertaschen interessieren sich sehr für ihre Mitmenschen und ihr Umfeld – mindestens so sehr, wie für ihre tägliche Arbeit. Dabei sind sie auch selbst sehr mitteilsam, ganz gleich, ob sie über Hobbys, Urlaube oder besuchte Veranstaltungen sprechen. Dabei kommt diesem Typus spontan ein Gedanke, den er mit seinen Mitmenschen teilen will – egal ob diese gerade beschäftigt sind oder nicht.

Der Nörgler

Das Problem: Wie die Labertasche auch, beschäftigt der Nörgler sich mehr mit dem Drumherum seiner Arbeit, anstatt mit der Arbeit selbst. Dabei richtet er sein Augenmerk aber gerne auf die dunklen Seiten. Egal ob der Kaffee zu kalt oder zu stark ist, das Licht zu dunkel, die Sonne zu grell oder der Stuhl zu unbequem ist, Nörgler finden immer einen Grund sich zu beschweren. Dabei legen sie nicht selten eine beachtliche Beharrlichkeit an den Tag, wenn es darum geht, ihrem Unmut Luft zu machen.

Nörgler sind die negativsten der hier vorgestellten Typen. Ein hartnäckiger Nörgler vergiftet mühelos die Stimmung eines gesamten Teams und bringt auch Kollegen von außerhalb gegen sich auf.

Die Lösung: Beide Unterbrecher Typen in ihrem Kommunikationsdrang einzuschränken, ist nicht einfach. Wenn du kannst, entziehe dich dem Zugriff so weit wie möglich – setze dich in einen freien Besprechungsraum oder suche dir ein anderes stilles Plätzchen – begründe dies aber auch damit, dass du deine Ruhe brauchst.

Kopfhörer wirken auch Wunder. Nur wenige Unterbrecher sind dreist genug, dir optische Signale zu geben, um deine Aufmerksamkeit zu erhaschen. Schließe aber unbedingt alle Messenger, die du den Tag über so verwendest – Unterbrecher sind sehr geschickt darin, elektrische Medien zur Kommunikation einzusetzen.

Wie bei den meisten hier vorgestellten Typen, reicht es aber auch bei Unterbrechern oftmals aus, dem Kollegen kurz den Hinweis zu geben, dass du jetzt ein bis zwei Stunden zum konzentrierten Arbeiten benötigst. Das fällt den meisten Unterbrechern zwar schwer, aber sie werden in dieser Zeit nach anderen Gesprächspartnern suchen und dich in Ruhe lassen.

Fazit

Natürlich existieren im Büroumfeld noch weit mehr Archetypen, als ich für den heutigen Artikel herausgegriffen habe. Die genannten Bürotypen sind nur sehr eindimensional beschrieben. Wahrscheinlich kennst auch du einen liebenswerten Chaoten, der es mit der Zeit nicht so genau nimmt, dafür aber in anderen Bereichen Leistungen zeigt, bei denen du nur staunen kannst. Lasse dich daher bitte nicht zu sehr von diesen Schubladen leiten. Jeder Mensch hat Stärken, die du unbedingt würdigen solltest.

Die wenigsten Kollegen arbeiten aktiv gegen dich. Vielen ist es nicht einmal bewusst, dass sie dich verletzen oder dich von deiner Arbeit abhalten. Ein offenes Gespräch wirkt daher in der Regel Wunder. Sei dabei aber diplomatisch. Wenn deinem Kollegen nicht bewusst ist, dass dich sein Verhalten stört, ist er dir schon für einen dezenten Hinweis dankbar, die Kanonen kannst du dir immer noch für später aufheben.

Nur, wenn du für dich und deine Zeit einstehst, werden deine Mitmenschen diese auch respektieren. Zeig Ihnen, dass du deine Zeit schätzt – denn nur, was du selbst schätzt, hat auch für andere Menschen einen Wert.