11 1/2 Tipps, wie du jeden Tag mehr erledigen kannst (Gastartikel)

Der heutige Gastartikel stammt aus der Feder von Benjamin Floer von http://www.benjaminfloer.com. Benjamin stellt sich euch am Ende des Artikels vor.

Jeden Tag gibt es unzählige große und kleine Dinge, die wir erledigen müssen. Heute zum Beispiel: eine Tagesordnung vorbereiten, E-Mails bearbeiten, meine Kinder waschen und anziehen, Frühstück machen, staubsaugen, Blumen gießen, zwei Kollegen anrufen, ein Protokoll lesen, eine Veranstaltung planen usw.

Immer wieder gibt es auch bei mir Tage, an denen ich nicht alles geschafft bekomme, was ich mir für den Tag vorgenommen habe. Dann bin ich abends übellaunig und gestresst, weil ich weiß, was ich am nächsten Tag noch alles zusätzlich erledigen muss.

Kennst du das Gefühl vor einem Aufgabenberg zu stehen und nicht zu wissen, wann du das auch noch alles machen sollst? Ich habe deshalb für mich und für dich eine Liste der wichtigsten Produktivitätstechniken zusammengestellt. Mit dieser Liste zeige ich dir, wie du jeden Tag mehr erledigen kannst und so abends müde, aber mit dir selbst zufrieden, in dein Kissen sinken wirst.

1. Das wichtigste Wort für dein Zeitmanagement

Wenn ich von meiner Tochter etwas möchte, höre ich oft „Nein, ich will das nicht.“ Manchmal mit der Ergänzung „Mir ist das so langweilig.“ Kinder können klar sagen, was sie möchten und was nicht.

Wir Erwachsene haben das leider oft verlernt. Es gehört sich nicht, einen Wunsch abzuschlagen oder jemandem Unterstützung zu verweigern.

Natürlich sollst du auch weiterhin anderen helfen oder sie bei ihrer Arbeit unterstützen, schließlich möchtest du selber ja auch, dass andere dir helfen, wenn du Hilfe brauchst.

Doch überlege dir genau, wann du anderen helfen kannst und ob deine sofortige Hilfe wirklich nötig ist. Du kannst jemandem auch deine Unterstützung zusagen, dafür aber einen Termin vereinbaren.

Überlege dir außerdem, ob das, worum man bittet oder womit dich jemand beauftragt, sinnvoll ist. Wenn nicht, sage auch klar „Nein.“ oder gegebenenfalls sogar „Nein, weil mir das langweilig ist.“ 😉

Du bist der Herr über deine Zeit, lasse daher, wann immer es möglich ist, nicht andere über deine Zeit bestimmen.

2. Die Wochenplanung

Nimm dir am Anfang jeder neuen Woche (oder am Ende der vergangenen Woche) Zeit, um deine Woche zu planen. Trage dazu zunächst deine feststehenden Termine ein und drapiere anschließend deine Aufgaben drumherum. Beachte bei der Verteilung deiner Aufgaben die Termine, die du an dem Tag schon hast.

Angenommen, du hast acht Stunden Arbeitszeit. In dieser Zeit hast du sechs Stunden Termine und eine Stunde Fahrzeit. Wie viel Zeit bleibt dir dann an diesem Tag für die Erledigung von Aufgaben?

Falsch! Gar keine. Denn du solltest jeden Tag auch Puffer einplanen. Denn wann gehst du sonst ans Telefon oder bearbeitest deine Post und deine E-Mails?

3. Der Papierkorb

Schmeiße alles weg, was du nicht mehr brauchst. Und wenn du denkst „Das könnte ich doch irgendwann nochmal brauchen.“ – wirf es trotzdem weg oder digitalisiere es.

Ein aufgeräumtes Umfeld steigert deine Produktivität ungemein, denn der freie Blick schafft gedanklichen Freiraum. Wenn du immer auf alles Unerledigte schaust, wirst du andauernd abgelenkt.

Übrigens: Nutze auch deinen digitalen Papierkorb möglichst häufig. Lösche zum Beispiel unbenötige E-Mails sofort. Die anderen Mails beantworte sofort oder terminiere sie mit der Google Inbox.

Dein E-Mail-Posteingang und dein Schreibtisch müssen jeden Abend leer sein.

4. Die Ruheoase

Ständig werden wir auch in unserer Freizeit von Menschen angerufen, angeschrieben, ange-whatsappt oder angesimst.

Gönne dir auch den Luxus, regelmäßig nicht erreichbar zu sein.

Auf dem iPhone gibt es dafür den „Nicht stören Modus“. Diesen kannst du sogar nach einem festgelegten Zeitmuster automatisch starten.

Für Android-Nutzer empfehle ich die App Offtime.

5. Die Aufgabenliste

Jede unerledigte Aufgabe blockiert Speicherplatz in deinem Kopf und lenkt dich unbewusst dauerhaft ab. Dein Gehirn kann das Unerledigte nicht vergessen und beschäftigt sich so die ganze Zeit damit.

Die Lösung dafür ist es natürlich nicht, alles deshalb sofort zu erledigen. Schon der Versuch würde dich nach wenigen Stunden fertig machen. Schreibe stattdessen alles, was du erledigen musst, auf und gib der Aufgabe einen festen Termin.

Das Faszinierende ist, dass schon das Aufschreiben einer Aufgabe deinem Hirn signalisiert, sich nicht mehr damit beschäftigen zu müssen.

Das heißt, nur durch das schriftliche terminieren werden Ressourcen in deinem Kopf frei. Und das, obwohl du noch nichts davon erledigt hast.

Natürlich sollte das langfristige Ziel sein, die geplanten Aufgaben am festgelegten Datum auch zu erledigen.

Für eine solche Aufgabenliste reichen Stift und Papier. Du kannst aber natürlich auch eine App dazu nutzen. Ich empfehle dir, einmal den Todoist anzusehen.

6. Die Tagesplanung

Zusätzlich zur Wochenplanung solltest du dir jeden Tag zehn Minuten Zeit nehmen, den nächsten Tag vorzubereiten. Schau dir an, welche Termine anstehen und suche alle Unterlagen und Materialien aus, die du dafür am nächsten Tag brauchen wirst. Packe alle Sachen schon in die entsprechenden Taschen.

Als nächstes guck dir deine geplanten Aufgaben an und sortiere sie nach Wichtigkeit und nach dem Ort, an dem du sie erledigen kannst. Denn auch wenn du eine sehr wichtige Sache einkaufen musst und eine nicht so wichtige, macht es ja keinen Sinn, deshalb zweimal in den Laden zu gehen, nur weil beim ersten Mal die weniger wichtige Aufgabe noch nicht dran war.

Verbinde deine Tagesplanung mit einem festen Auslöser, so dass du sie nicht vergessen kannst. Das kann zum Beispiel immer dann sein, bevor du das Büro verlässt, du dich auf das Sofa setzt oder direkt nach dem Abendessen.

7. Die Prokrastination

Das Aufschieben ist eines der größten Ärgernisse für einen effektiven Tag. Schiebst du auch wichtige, große und anstrengende Aufgaben immer wieder vor dir her?

Erwischt du dich auch immer wieder dabei, wie du plötzlich lieber staubsaugst oder stundenlang ziellos durchs Internet surfst?

Was kannst du also dagegen tun?

Nichts!

Dieses Aufschieben ist in unserer Biologie verankert. Wir können also nichts dagegen tun, sondern nur damit leben.

Plane daher solche Tätigkeiten bewusst ein.

Arbeite 25 Minuten konzentriert und ohne Ablenkungen an einer großen Aufgabe und dann gönne dir fünf Minuten etwas ganz anderes zu tun (putzen, spielen, Facebook).

Anschließend konzentriere dich wieder auf deine Aufgabe. Um deiner Selbstdisziplin ein wenig unter die Arme zu greifen, kannst du dir dafür einen Wecker stellen oder eine App nutzen. Suche einfach mal Apps mit dem Titel „Pomodoro“.

8. Die „Arbeitszeit“

Trotz aller Planung, Methoden und Programmen wird es immer wieder zu einem Stau in deinen zu erledigenden Aufgaben kommen.

Das passiert alleine schon daher, dass es immer wieder Phasen gibt, in denen mehr zu tun ist.

Ich plane deshalb etwa alle zwei Wochen in meinem Kalender eine „Arbeitszeit“ ein. Ich blockiere mir einen Vor- oder Nachmittag, an dem ich Zeit habe diese aufgelaufenen Aufgaben zu erledigen.

9. Verlängere deinen Tag

Lose an hour in the morning, and you will be all day hunting for it – Richard Whately

Kurz gesagt: Stehe früher auf! Das fällt dir zu Beginn sicherlich schwer. Versuche daher nicht deinen Wecker direkt zwei Stunden eher zu stellen, sondern stell ihn wochenweise 15 Minuten vor.

Seit neun Monaten beginnt mein Tag um 5:00 Uhr. Seitdem habe ich Zeit für meine Arbeit, für meinen Blog, für meine Kinder und zum regelmäßigen Wandern. Für all das verzichte ich gerne darauf, mich noch einmal umzudrehen.

10. Fang an

Das größte Problem bei der Erledigung einer Aufgabe ist es, oft überhaupt damit anzufangen. Auch ich finde es oft gemütlicher einfach im Bett oder auf dem Sofa liegen zu bleiben. Doch mit diesem einfachen Trick kriege ich mich ganz schnell in den Arbeitsmodus.

Ich verpflichte mich selbst dazu, zumindest 15 Minuten an einer Aufgabe zu arbeiten. Sollte ich nach diesen 15 Minuten immer noch überhaupt keine Motivation verspüren, darf ich aufhören und machen was ich will.

Meistens bin ich jedoch nach dieser Zeit so in die Aufgabe vertieft, dass ich einfach weitermache.

Das Faszinierende ist, dass dieser Trick sogar funktioniert, obwohl du weißt, dass du dich selbst manipulierst.

Wenn du einmal angefangen hast und trotzdem nicht in die Aufgabe findest, ist es besser, sie ein andermal zu erledigen. Denn wenn du lustlos eine Aufgabe angehst, merkt man das dem Ergebnis an.

Ich verwende diese Methode übrigens manchmal auch zum Schreiben von Blogartikeln. Ich habe mich verpflichtet alle drei Tage 500 Wörter zu schreiben. Wenn ich einmal damit begonnen habe einen Text zu schreiben, sind ganz schnell 1.500 daraus geworden (wie bei diesem Artikel).

11. Mini ToDo-Liste

Im Verlauf einer Woche gibt es unzählige Aufgaben. Viele davon sind sehr klein, brauchen aber relativ viel Vorbereitungszeit.

Nehmen wir einmal an, du musst eine Glühbirne austauschen, den Wasserhahn festschrauben und ein Spielzeug der Kinder reparieren. Für jede dieser Aufgaben brauchst du etwas aus dem Keller. Wenn du nun jedes Mal, wenn du eine solche Aufgabe entdeckst, sofort losrennst, musst du also dreimal in den Keller laufen.

Schreibe diese Miniaufgaben stattdessen auf und erledige sie hintereinander, so musst du nur einmal in den Keller.

Das Prinzip lässt sich natürlich nicht nur für Reparaturen, sondern für viele verschiedene Lebensbereiche nutzen.

Ich führe im Todoist eine Liste mit solchen Miniaufgaben und erledige sie hintereinander am Wochenende.

12. Verbessere dein Zeitmanagement regelmäßig

Lese dazu einfach regelmäßig in meinem Blog oder höre meinen Podcast. Am besten bestellst du den Newsletter. Dann erinnere ich dich wöchentlich in deinem Posteingang daran, etwas dafür zu tun, um mehr zu schaffen und dabei mehr Zeit zu haben. Natürlich solltest du auch diesen Blog hier von Marc lesen.

Welche Tipps, Tricks und Tools helfen dir dabei, jeden Tag mehr erledigt zu bekommen?