Wie die Tagesplanung aus deiner ToDo-Liste ein Erfolgsinstrument macht

Bestimmt ist es dir auch schon einmal so ergangen: Du hast deine ToDo-Liste, trägst dort alle deine Aufgaben ein und arbeitest deine ToDos auch fleißig ab. Aber deine Leistung ist nicht konstant. An einem Tag erledigst du eine Aufgabe nach der anderen, während du am nächsten Tag kaum etwas abarbeitest.

Vielleicht geht es dir auch wie mir: Wenn ich meine ToDo-Liste aufbaue und alle meine Aufgaben niedergeschrieben habe, dann geht es mir schon richtig gut. Ich habe das Gefühl, unheimlich produktiv zu sein. Aber das bloße Niederschreiben erledigt die Aufgaben leider nicht. Du musst sie immer noch tun. Wenn du regelmäßig mit deiner ToDo-Liste arbeitest, läufst du nicht Gefahr, sie in ein Endlager für deine Aufgaben zu verwandeln.

Aus diesem Grund integrieren die meisten Produktivitätssysteme eine regelmäßige Durchsicht deiner ToDo-Liste(n). Sie geben dir ein System an die Hand, mit dem du den kommenden Tag oder die kommende Woche vorbereitest. Heute möchte ich dir meine Tagesplanung vorstellen.

Wie du vom U-Boot aufs Flugzeug umsattelst

Wenn du dich ohne Planung auf deine ToDo-Liste stürzt, fühlt sich das produktiv an. Immerhin erledigst du den ganzen Tag über immer wieder Aufgaben, die sich auf deiner ToDo-Liste befinden.

Doch auch wenn du die Prioritäten deiner ToDos gesetzt hast, fehlt dir der Blick für das große Ganze. Du bist ein U-Boot-Kapitän, der ab und an aus seinem Ozean auftaucht, die sichtbaren Schiffe versenkt und wieder in die Tiefe verschwindet. Weil es da unten so ruhig ist, bleibst du gerne dort und tauchst nur dann auf, wenn dich ein Minenfeld dazu zwingt aufzutauchen, um dir einen Überblick zu verschaffen.

Wenn du deine Route im Voraus planst, gleichst du mehr einem Flugzeugkapitän. Du machst dir im voraus Gedanken, wohin du fliegen möchtest und an welchen Stellen Stürme auf dich lauern können.

Die Tagesplanung ist ein hervorragendes Instrument, dass dir hilft, Kurs auf deine Ziele zu setzen. Wenn du dir selbst noch keine Ziele gesetzt hast, aber jetzt Lust darauf hast, empfehle ich dir Mark Maslows Artikel für faule Dranbleiber.

Nimm dir am Vorabend Zeit

Um es vorweg zu nehmen: Natürlich kannst du deine Tagesplanung auch morgens machen. Es gibt allerdings drei Gründe, wieso ich dir empfehle, deine Planung auf den Vortag zu verlegen:

  1. In der Regel wird abends nicht mehr gearbeitet. Das gibt dir Zeit, ohne Unterbrechungen den kommenden Tag vorzubereiten
  2. Die Eindrücke des vergangenen Tages sind noch frisch. Besprechungen und Termine, die du in deiner Tagesplanung berücksichtigen musst sind noch präsent und du kannst sie direkt einplanen.
  3. Wenn du deine Planung am Abend durchführst, hast du ein bisschen Abstand zum Tagesgeschäft und kannst deinen Blick auf deine Ziele richten.

Durch die tägliche Durchsicht deiner Aufgaben, unabhängig davon ob du diese morgens oder abends durchführst, erkennst du rechtzeitig, wann bei einer Aufgabe Handlungsbedarf besteht – noch bevor sie kritisch wird.

Wie du die Aufgaben aus deiner ToDo-List planst

Öffne zunächst deinen Kalender. Ich verwende mehrere Google Kalender für meine privaten Termine, habe diese aber in meinen geschäftlichen Outlook-Kalender integriert, um eine zentrale Übersicht meiner Termine zu haben. Wenn dein Kalender gepflegt ist, werden wahrscheinlich bereits einige Stunden mit Besprechungen oder Telefonaten blockiert sein.

ToDo-Liste planen

Fiktives Beispiel

Sieh dir an, wie viel Zeit dir noch bleibt. Diese Zeit steht dir für die Abarbeitung deiner Aufgaben zur Verfügung. Setze dich vor deine ToDo-Liste und überprüfe deine offenen ToDos. Solltest du deine Aufgaben noch nicht priorisiert haben, ist jetzt die perfekte Gelegenheit dazu. Prüfe auch, wann deine Aufgaben fällig werden, um nicht von einem drohenden Abgabetermin überrascht zu werden.

Achtung: Lass dich nicht dazu verleiten, kleine Aufgaben direkt anzugehen. Konzentriere dich darauf, deinen Tag zu planen, auch wenn es dir in den Fingern juckt. Wenn du willst, kannst du dir ein paar kleinere Aufgaben markieren und diese nach dem Abschluss deiner Planung angehen. Achte aber darauf, dass es nicht ausartet.

Die richtigen Aufgaben planen

Bei der Wahl meiner Tagesaufgaben habe ich gute Erfahrung mit der 1-3-5-Regel gemacht. Josef Reisz hat drüben auf Socialhub.io einen sehr guten Artikel dazu geschrieben. Grundlegend begrenzt du dich auf insgesamt neun Aufgaben, die du dir für den kommenden Tag vornimmst:

  • 1 Aufgabe, die entweder sehr umfangreich oder sehr wichtig (oder beides) ist.
  • 3 Aufgaben, die umfangreich und/oder wichtig sind und
  • 5 kleine Aufgaben, die du schnell zwischendurch erledigen kannst.

Diese neun Aufgaben kannst du entweder auf eine eigene Unterliste schreiben oder sie direkt in deinen Kalender einplanen. Gerade für die kleinen Aufgaben lege ich gerne einen Aufgabenblock an, der diese im Kalender darstellt.

ToDo-Liste planen: Kalenderansicht mit Aufgaben

Fiktives Beispiel

Mehr Produktivität durch umsichtige Planung

Verteile immer zuerst die Aufgaben, die dich am längsten beschäftigen werden. Nimm dir danach die mittleren Aufgaben vor und benutze die kleinen Aufgaben, um letzte Lücken zu füllen.

Widme dem Tagesbeginn deine besondere Aufmerksamkeit. Wenn der Start in den Tag erfolgreich ist, stehen deine Chancen gut, den Tag über produktiv und effektiv zu arbeiten.

Bist du ein Morgenmensch, dann starte direkt mit deiner wichtigsten Aufgabe. Egal was der Tag noch bringen mag, das hast du bereits geschafft!

Wenn du zu den Menschen gehörst, die unangenehme Dinge gerne auf die lange Bank schieben, kann es für dich aber auch sinnvoll sein, mit der Aufgabe zu beginnen, die dir am schwersten fällt. Diese Methode kommt von Brian Tracy. Er hat darüber auch ein Buch verfasst mit dem Titel “Küss den Frosch!”* (Amazon). Hast du diese Aufgabe hinter dir, kannst du dich auf die Aufgaben stürzen, die dir mehr Freude bereiten.

Brauchst du morgens ein bisschen länger, um in die Gänge zu kommen? Dann solltest du erst einmal ein wenig Schwung holen. Lege dir einfach zu bewältigende Aufgaben in die erste  Stunde des Tages. Diese ersten Erfolgserlebnisse werden dich motivieren und dir Elan verleihen, der dich von einer Aufgabe zur nächsten trägt. Du nimmst Anlauf, bevor du deinen persönlichen Mont Blanc des Tages angehst.

Planung ist alles, der Plan ist nichts

Auch wenn dein Plan auf dem Papier perfekt aussieht – sorge dafür, dass er flexibel bleibt. Plane Pausen ein. In der ALPEN-Methode wird empfohlen, lediglich 60 % der Arbeitszeit für die Abarbeitung der Aufgaben einzuplanen und 40 % als Puffer vorzusehen. Auf diese Weise bist du gewappnet, wenn sich Termine verschieben oder unvorhergesehene Aufgaben deine Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn du dir keine Pufferzeiten eingeplant hast, wirst du zwangsläufig ins Hintertreffen geraten. Das erzeugt unnötigen Frust, der mit umsichtiger Planung vermeidbar ist. Dein Chef ist eine Labertasche und überzieht jeden Termin um mindestens eine halbe Stunde? Plan es ein und ärgere nicht darüber.

Gerade heute hat Benjamin auf seinem Blog mit dem Artikel „Stress ist: Wenn du während der Beerdigung weder Name noch Geschlecht des Verstorbenen weißt“ ein schönes Plädoyer für die Einplanung von Pufferzeiten veröffentlicht.

Fazit

Wenn du die hier vorgeschlagene Methode für dich ausprobierst, wirst du schnell feststellen, welche Bereiche dir liegen und welche nicht. Wenn du Schwierigkeiten hast, die benötigte Zeit richtig abzuschätzen, kann dir die Pomodoro-Technik eine Hilfestellung geben, Aufgaben zukünftig besser einzuschätzen.

Regelmäßige Planung, egal in welchem System, hilft dir, deine Arbeitsweise zu strukturieren. Du wirst schnell erkennen, welche Aufgaben du wann angehen musst. Anstatt als Feuerwehrmann von einem Brand zum nächsten zu rennen, wirst du bereits nach kurzer Zeit in ein ruhigeres Fahrwasser kommen und mehr Freiraum zur Gestaltung haben.

Wenn du dich weiter informieren möchtest, findest du viele hilfreiche Tipps in Produktivitätssystemen wie Getting Things Done (Einführung von Ivan Blatter) von David Allen, Zen To Done (deutsche Übersetzung des eBooks) von Leo Babauta oder auch bei der ALPEN-Methode (Einführung von Frank Albers) von Lothar Seiwert.

Wie ist es bei dir? Planst du deine Tage oder Wochen bereits im Voraus? Verwendest du eine spezielle Methode und wenn ja, welche? Probiere es ansonsten einfach mal aus und berichte mir von deinen Erfahrungen. Ich freue mich sehr darauf, von dir zu lesen.

Bildnachweise:
Titelbild: © Depositphotos.com / Valeryet
Kalenderbilder: Screenshots  des Google Kalenders

11 Kommentare bisher. Was sagst du dazu?

  1. Hallo Marc,

    ein sehr lesenswerter Artikel. vielen Dank auch für deinen Link zu meinem heutigen Text.

    viele Grüße Benjamin

    26. August 2015
    Antworten
    • Marc sagt:

      Hallo Benjamin,

      vielen Dank für deinen Kommentar. Direkt nach der Veröffentlichung des Artikels habe ich deinen Newsletter gesehen. Das hat so gut gepasst, da konnte ich nicht widerstehen 🙂

      Viele Grüße

      Marc

      26. August 2015
      Antworten
  2. Marc sagt:

    Hallo Claudia,

    gerade die einfachen Systeme, die wir leicht in unseren Alltag integrieren können, führen langfristig zum meisten Erfolg. Danke für deinen Link. Ich hab mir das eBook gleich mal gesichert!

    Viele Grüße

    Marc

    31. August 2015
    Antworten
  3. […] die gerne in Multitasking verfallen, probiere einmal folgendes: Picke dir während deiner Tagesplanung eine besonders wichtige Aufgabe heraus und bearbeite diese eine Aufgabe. Auch wenn die Abarbeitung […]

    1. Oktober 2015
    Antworten

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