Das Smartphone: Von der Zeitfalle zum Produktivitäts-Helfer

Dieser Artikel ist mein Beitrag zu der von Benjamin Floer ins Leben gerufenen Blogparade Produktiver mit dem Smartphone. Ich danke Benjamin für die Einladung. Ich liebe mein Smartphone. Ich bin ein großer Freund des Android-Betriebssystems, besitze aber aus beruflichen Gründen auch ein iPhone und führe im Moment jeden Tag zwei Smartphones mit mir.

Mit einem Smartphone hast du nicht nur Telefon und SMS, um Kontakt mit deinem Umfeld zu halten, sondern viele unterschiedliche Kommunikationskanäle, angefangen beim E-Mail-Service. Weitere Kanäle sind zum Beispiel Facebook, WhatsApp, Twitter und Google Hangout. Heute gibt es zahllose Apps, die um deine Aufmerksamkeit heischen. Wenn du eine entsprechende Auswahl auf deinem Smartphone hast, wirst du in einem Wust aus Nachrichten, einem Stakkato unterschiedlichster Benachrichtigungstöne untergehen. Jedes “Pling”, jeder “Gong” oder jeder Vibrationsalarm wird dich aus deiner Konzentration reißen und dich bei deiner Arbeit unterbrechen.

Vielleicht ist es bei dir auch schon so weit, dass du in der Antizipation neuer Nachrichten regelmäßig dein Smartphone in der Hand hast. Weil du das Gefühl hast, stets aktuell bleiben zu müssen, nichts verpassen zu dürfen.

Sprenge die Benachrichtigungs-Ketten

Wenn du immer öfter auf dein Smartphone schaust, bist du bereits bestens durch deine Benachrichtigungen konditioniert. Wenn du das Gefühl hast, des Öfteren unnötig auf dein Smartphone zu schauen, dann solltest du es mit einer “Social Media”-Diät probieren.

Deinstalliere die meisten Apps von deinem Smartphone. Entferne den Facebook Messenger und Twitter. Deinstalliere Quizzduell und Candy Crush. Schalte Apps, auf die du nicht verzichten kannst, oder die dich dein Betriebssystem nicht entfernen lässt (wie zum Beispiel Google Hangout bei Android) auf stumm. Wenn es wirklich wichtig ist, wird man dich anrufen.

Für mich war das eine herbe Umstellung. Plötzlich war ich nicht mehr den ganzen Tag von Gedudel und Gebrumme umgeben. Das war für mich so ungewohnt, dass ich jedesmal, wenn das Handy eines Kollegen klingelte, verstohlen auch auf meines schielte, aber das wurde mit jedem Tag besser. Ich setzte mir täglich zwei Termine, an denen ich meine E-Mails und meine Benachrichtigungen auf sozialen Medien durchging.

Ein Jahr später geht es mir mit dieser Entscheidung gut. Ich bin immer noch auf sozialen Medien unterwegs, aber mein Handy nervt mich nicht mehr ständig mit irgendwelchen “Neuigkeiten”, die mich eigentlich gar nicht interessieren. Ich entscheide selbst, wann ich auf Facebook oder Google+ gehe und sehe dort alle meine Benachrichtigungen, geduldig auf mich wartend. Lediglich mein Kalender darf mir noch mitteilen, wenn einer meiner Termine ansteht.

Smartphone-Nutzung 2.0

Heute tummeln sich zahlreiche Produktivitäts-Apps auf meinem Handy. Neben klassischen Büro-Apps wie einem E-Mail-Programm und meinem Kalender, haben es folgende Apps geschafft, mich dauerhaft zu überzeugen:

Besser konzentrieren: Clockwork Tomato

Mittlerweile verwende ich dieses kleine Juwel immer dann, wenn ich gerade an längeren Aufgaben arbeite. Mit Clockwork Tomato (Android) kann ich die Pomodoro-Technik ganz einfach in meinen Arbeitstag integrieren.

Das einfach gehaltene und (in der Pro-Version) frei definierbare Interface überzeugt und stellt mir meinen Pomodoro-Fortschritt übersichtlich dar, ohne überladen zu wirken. Ich könnte in der App auch meine täglichen Aufgaben pflegen. Das ist mir aber schon zu viel Aufwand, da ich meine Aufgaben schon an anderer Stelle geplant habe.

Mit der Nutzung dieser App hat sich mein Arbeitsalltag radikal verändert. Sie hilft mir, mich auf meine wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren und mich nicht durch Störungen ablenken zu lassen.

Da die App auch durch ein Aufblitzen des Bildschirms ein optisches Signal gibt, wenn ein Phasenwechsel ansteht, bin ich unabhängig von akustischen Reizen und nerve damit auch nicht meine Kollegen.

Allerdings fordert der ständig aktive Bildschirm seinen Tribut in Sachen Akkulaufzeit, daher sollte das Smartphone während der Nutzung aufgeladen werden.

Diese App gibt es leider nicht für iOS, Pomodoro Time hat aber einen ganz ähnlichen Funktionsumfang.

Erholt aufstehen: Gentle Alarm

Die zweite App, die mich schon seit geraumer Zeit begleitet, ist der Gentle Alarm (Android), oder zu deutsch der “Sanfte Wecker”. Wenig überraschend handelt es sich dabei um eine Wecker-App. Diese verfügt mittlerweile über einen sehr großen Funktionsumfang. Zu meinem persönlichen Highlights gehören unterschiedliche Weckprofile, zum Beispiel für Arbeitstage oder das Wochenende, eine langsam ansteigende Wecklautstärke und die Möglichkeit, unterschiedliche Playlists zu hinterlegen.

Ein für mich entscheidendes Feature ist allerdings die Fähigkeit, die Schlummer-Funktion komplett abzustellen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ich eine Schlummer-Taste nutze, wenn sie zur Verfügung steht. Manche Menschen machen aus der Not eine Tugend und stellen sich den Wecker so, dass sie noch ein bis zwei Runden auf die Schlummertaste drücken können. Ich habe mehrere negative Erfahrungen damit gemacht:

Zum Ersten gewöhnt man sich damit an, Deadlines nicht so ernst zu nehmen und beginnt bald auch im Wachzustand damit, Termine ein bisschen nach hinten zu schieben.

Zum Zweiten schläfst du vielleicht mit deiner oder deinem Liebsten zusammen im selben Raum. Wenn du also zum dritten Mal auf die Schlummertaste drückst, könnte der oder die Auserwählte schon hellwach und entsprechend stinkig sein.

Zum Dritten hast du keinen klaren Übergang von der Schlafenszeit in den Wachzustand. Im Extremfall bist du den Rest des Tages auch noch erschöpft und müde, da dir das eindeutige Signal, jetzt wach zu werden, fehlt.

Mit Gentle Alarm hast du einen Wecker, der sehr leise beginnt (und du ihn damit hörst und abstellen kannst, bevor dein Partner geweckt wird), Musik spielt, die dich positiv in den Tag starten lässt und der dir nicht mithilfe einer Schlummertaste einen einfachen Weg zurück ins Reich der Träume eröffnet. Ehrensache übrigens, dass mein Handy im Schlafzimmer nur mit Flugzeugmodus bleiben darf.

Für iOS habe ich leider keine Wecker-App gefunden, mit der ich zufrieden war. Wenn du einen guten Hinweis hast, schreib ihn bitte direkt in die Kommentare.

Für den entspannten Tagesstart: Headspace

Bei Headspace handelt es sich um eine Meditations-App. Sie ist für Android und iOS verfügbar. Auf sie aufmerksam wurde ich vor fast einem Jahr durch den verlinkten TED-Talk (englisch mit deutschen Untertiteln) des Gründers Andy Puddicombe. Ich bin mit der App sehr zufrieden und die bereitgestellten Programme sind sehr umfangreich. Ein kleiner Zähler motiviert zusätzlich, täglich etwas für seinen Geist zu tun. Führt man diese Routine in seinen täglichen Ablauf ein, winken auch Freimonate, die man an seine Mitmenschen verschenken kann.

Verlosung für einen dreimonatigen Zugang zu Headspace

Nachdem ich kürzlich die 90- Tage- Challenge erfolgreich abgeschlossen habe, kann ich einen Code für ein dreimonatiges Probeabo anbieten, den ich hiermit verlosen möchte.

Melde dich einfach zu meinem Newsletter an. Ich ermittele den Gewinner dann am 22. September 2015. Bestehende Newsletterabonnenten gehören automatisch zum Teilnehmerkreis.

AKTUALISIERUNG 22.09.2015: Die Verlosung ist beendet und der Gewinner ermittelt. Vielen Dank für euere Teilnahme!

Den Fortschritt im Blick: Rewire

Rewire (Android) ist ein Gewohnheitszähler, der stark auf der Methode von Jerry Seinfeld “Don’t break the chain” fußt. Fort Vinci hat einen schönen Artikel zu dieser Methode verfasst. Kurz gesagt, wählt man sich eine Gewohnheit aus, die man annehmen möchte. Jedes Mal, wenn du diese tägliche Aufgabe erfüllt hast, machst du ein dickes Kreuz in deinen Kalender. Dadurch baust du eine immer längere Kette auf, die ein immer stärkeres psychologisches Signal setzt. Du hast hart dafür gearbeitet, eine so lange Kette aufzubauen, dass du sie nicht mehr unterbrechen willst.

Auf diese Weise arbeitest du jeden Tag an neuen Gewohnheiten, verstärkst diese positiv, solange, bis sie ein fester Bestandteil deines Lebens geworden sind.

Ich habe in meiner Rewire-App zum Beispiel tägliche Meditation und eine tägliche Schreibroutine und noch einiges mehr.

Noch ein kleiner Tipp: Konzentriere dich immer erst auf eine Kette. Erst wenn diese mindestens 30 Glieder hat, widme dich der nächsten Aufgabe.

Apple-User müssen auf Rewire leider verzichten, aber Productive – Habit Tracker bietet die gleichen Funktionen und ist optisch vielleicht sogar noch ein bisschen hübscher.

Lesestoff fürs Smartphone: Feedly und Kindle

Feedly (Android, iOS) ist neben Kindle (Android, iOS) meine Geheimwaffe gegen kurze Pausen. Gerade bei Einsatz der Pomodoro-Technik hast du bereits im System vorgegebene Pausen. Anstatt hier sinnlos durchs Netz zu surfen, nehme ich mir gerne mein Feedly vor. Mit dieser App kannst du für dich interessante Blogs und Newsportale abonnieren und kategorisieren. Hast du mal fünf Minuten Zeit, kannst du hier neue Artikel durchsehen, bei Interesse lesen und mit dem Pro-Account sogar über unterschiedliche Kanäle (z.B. Evernote) speichern oder weiterteilen.

Kindle bedarf wahrscheinlich keiner großen Worte. Amazons Leseapp ermöglicht dir, E-Books direkt auf dein Smartphone zu laden und jederzeit zu lesen. Wenn die Pause mal ein bisschen länger ist, wirklich ideal.

Ich höre darüber hinaus noch jede Menge Podcasts. Dafür verwende ich ausschließlich mein iPhone und nutze den hauseigenen Player dafür. Erstaunlicherweise hat es keine klassische ToDo-Listen App auf meine Liste geschafft. Zwar habe ich auch den ToDoist und Trello installiert, verwende zur Aufgabenverwaltung aber in erster Linie mein Bullet Journal.

Fazit

Insgesamt bin ich glücklich, ein Smartphone zur Verfügung zu haben. Ich kann damit unabhängig vom Ort praktisch überall sämtliche Kommunikationskanäle nutzen und Inhalte konsumieren.

Der Schlüssel zu einem produktiven Umgang mit dem Smartphone ist ein kritischer Umgang mit den zur Verfügung stehenden Apps. Einerseits solltest du dir die Frage stellen, ob du eine App tatsächlich benötigst. Natürlich ist der Facebook Messenger cool, aber wenn du ständig damit beschäftigt bist, die aktuellen Neuigkeiten abzurufen, wird deine Produktivität darunter leiden.

Hast du dich für eine App entschieden, stelle die Push-Benachrichtigungen ab. Auf diese Weise nervt dich dein Smartphone nicht ständig und du kannst dann alle Vorzüge der digitalen Welt nutzen, wenn du es möchtest – und nicht, wenn es dir dein Smartphone aufnötigt.

Jetzt bin ich aber auch auf deine Erfahrungen gespannt. Was ist deine absolute Lieblingsapp, ohne die du nicht mehr leben kannst und warum?

Wenn dir dieser Artikel gefallen hat, freue ich mich, wenn du ihn mit Klick auf die Symbole auf der linken Seite mit deinen Freunden und Bekannten teilst. Du hilfst mir damit, einem größeren Publikum meine Inhalte zur Verfügung zu stellen.

Nachtrag (09.09.2015): Benjamin hat die Artikel der Blogparade noch einmal in diesem Artikel zusammengestellt.

Bildnachweise:

Titelbild: © Depositphotos.com / ra2studio

7 Kommentare bisher. Was sagst du dazu?

  1. […] Wie in meinem letzten Artikel beschrieben, solltest du nicht deine gesamte Zeit verplanen. Lasse Lücken darin. Verplane ungefähr 60 % deiner Zeit. Der Rest wird ohnehin durch Meetings, kurzfristige Probleme oder Abstimmungen mit Kollegen oder Mitarbeitern in Beschlag genommen. […]

    23. September 2015
    Antworten
  2. […] nicht jede Mail, jede SMS, jede WhatsApp-Nachricht sofort beantworten. Sie werden auf dich warten. Lege vielleicht auch einmal einen handyfreien Tag ein oder gönne dir zumindest ein paar Stunden Ruhe. Ursprünglich wurden diese ganzen mobilen […]

    5. November 2015
    Antworten

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