Die Checkliste – Prozessdokumentation im Alltag

Ärzte und Piloten haben sie schon lange in ihren Berufsalltag integriert – die Checkliste. Anders als die persönliche ToDo-Liste beschreibt eine Checkliste eine Abfolge an Arbeitsschritten, die für Routineaufgaben jedes Mal durchgeführt werden müssen.

Gerade in Berufen, in denen Menschenleben auf dem Spiel stehen, ist es wichtig, dass auch kleinere Schritte nicht vergessen werden. Doch auch im täglichen Arbeiten helfen dir diese wunderbaren Listen zu einem strukturierteren und produktiveren Tag.

Was ist eine Checkliste?

Eine Checkliste ist eine spezielle Form einer ToDo-Liste. Im Gegensatz zu deiner persönlichen ToDo-Liste (du führst doch eine, oder?) ist eine Checkliste aber immer zweckgebunden. Sie beschreibt die einzelnen Schritte einer spezifischen Aufgabe. Sie ist darüber hinaus wiederverwendbar und wird daher gerne für Routineaufgaben herangezogen. Sie enthält alle notwendigen Informationen, um einen Arbeitsschritt erledigen zu können.

Eine Checkliste kann in praktisch allen Lebensbereichen eingesetzt werden, in denen Aufgaben wiederholt durchgeführt werden. Es gibt Checklisten für Urlaubs- oder Geschäftsreisen, für den Hausputz oder komplexe Arbeitsabläufe.

Ich persönlich setze im Moment eine Checkliste dafür ein, mir morgens und abends gute Gewohnheiten anzugewöhnen. Früher habe ich mich mühsam kurz vor knapp aus dem Bett geschält, um unausgeschlafen zur Arbeit zu hetzen. Heute stehe ich etwas früher auf und arbeite einfach meine Checkliste ab: Meditation, Schreiben, Lesen, Frühsport und so weiter. Ich starte entspannter in den Tag und bin dabei sogar früher im Büro als noch vor einigen Monaten.

Vorteile einer Checkliste

1. Sie entlastet dein Gehirn

Obwohl eine Checkliste durch ihre Struktur etwas Restriktives hat, erlaubt sie dir, deine Energie auf das tatsächliche Arbeiten zu richten. Du musst nicht mehr an lästige Kleinaufgaben denken, die deine Aufmerksamkeit binden. Einfach erledigen, abhaken, vergessen.

2. Sie sorgt für einen korrekten Ablauf

Folgst du einer Checkliste, kannst du sicher sein, keine wesentlichen Schritte auszulassen. Aus diesem Grund sind Checklisten gerade in Ausnahmefällen für dich so wichtig. In manchen Erste-Hilfe-Kursen wird die Behandlung von Opfern mit Checklisten vermittelt, um Fehler im Prozess auszuschließen. Die Checkliste hilft dir, auch in stressigen Situationen den Prozess zu beherrschen.

3. Sie bricht Aufgaben in umsetzbare Einzelteile herunter

Eine gute Checkliste bricht komplexe Aufgaben auf elementare Schritte herunter. Jedes Kontrollkästchen stellt dir die Frage: „Hast du mich erledigt? Ja, oder nein?“ Das alleine fördert schon deine Bereitschaft, diesen Punkt zu erledigen. Da jeder Schritt Teil eines größeren Ganzen ist, ist jedes abgehakte Kästchen aber auch eine Bestätigung, dem großen Endziel ein bisschen näher gekommen zu sein. Durch diese kleinen Erfolgserlebnisse bleibst du motiviert bei der Sache.

4. Sie vereinfacht die Delegierung

Selbständigen im Teambuilding-Modus fällt es oft schwer, Aufgaben abzugeben. Vielen fehlt das Vertrauen in ihre neuen Mitarbeiter, dass die Aufgabe nach den eigenen Wünschen umgesetzt wird. Aber auch der weit verbreitete Irrglaube, dass die Erklärung der Aufgabe länger als die eigentliche Arbeit dauere, hält sich hartnäckig.

Setzt man von Beginn an Checklisten zur eigenen Arbeitsorganisation ein, ist die spätere Delegation von Aufgaben ein Kinderspiel. Die Checkliste erklärt den Arbeitsprozess und fordert einen Qualitätsstatus ein, so dass sich der Unternehmer beruhigt wichtigeren Aufgaben zuwenden kann.

5. Sie spart Zeit

Obwohl das Arbeiten mit einer Checkliste zu Beginn etwas aufwändiger ist, spart sie dir auf lange Sicht jede Menge Zeit. Da kein wesentlicher Schritt vergessen wird, musst du im Nachhinein auch keine Fehler mehr korrigieren, sparst dir mehrere Korrekturschleifen und kannst dich darauf verlassen, alles richtig gemacht zu haben.

Erstelle deine eigenen Checklisten in fünf Schritten

Ich beschäftige mich nicht mit dem, was getan worden ist. Mich interessiert, was getan werden muss. - Zitat zum Thema Checkliste von Marie Curie

1. Definiere die Aufgabe

Was möchtest du mit deiner Checkliste festhalten? Die Aufgaben beim Hausputz, wichtige Dinge zur Reisevorbereitung, oder brauchst du eine Liste an Tätigkeiten, um deinen Garten winterfest zu machen?

Setze dich vor ein Blatt Papier und notiere dir alle Dinge oder Tätigkeiten, die zum Abschluss der Aufgabe benötigt werden. Überlege dir, wie detailliert deine Ausführungen sein müssen. Einfache Aufgaben wie ein Hausputz können zum Beispiel schon mit groben Begriffen („Küche“, „Bad“, „Flur“) als Checkliste aufgebaut werden. Bei der Vorbereitung einer Reise reicht schon die Auflistung wichtiger Gegenstände („Reisepass“, „Unterwäsche“, „Ladekabel“). Komplizierte Aufgaben benötigen für gewöhnlich etwas mehr Anleitung.

Hat deine Aufgabe vielleicht mehrere Unteraufgaben mit eigenen Teilschritten? Überlege dir, ob es nicht besser ist, für diese Unteraufgaben eigene Checklisten anzulegen.

2. Konzentriere dich auf das Wesentliche

Eine Checkliste muss die Dinge auf den Punkt bringen. Schreib nicht jede noch so spezielle Aufgabe auf, sondern beschränke dich auf die wichtigen Dinge. Eine gute Checkliste sollte maximal ein Dutzend Punkte haben.

3. Bringe die Tätigkeiten in eine sinnvolle Reihenfolge

Mache dir Gedanken darüber, ob deine Punkte in einer festgelegten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Strukturiere sie aber in jedem Fall so, dass eine Abarbeitung Schritt für Schritt möglich und sinnvoll ist.

4. Mach sie idiotensicher

Prüfe deine Liste kritisch. Würdest du auch als Außenstehender verstehen, was zu tun ist? Gib sie auch mal einem Freund oder Familienmitglied. Je einfacher deine Liste hinterher ist, desto einfacher wird dir die Erledigung (oder Delegation) fallen.

5. Probiere deine Checkliste aus und verbessere sie wenn nötig

Auch Checklisten sind Murphys Gesetz unterworfen. Lerne daraus. Wenn du feststellst, dass die Reihenfolge deiner Liste keinen Sinn ergibt, oder du entscheidende Punkte vergessen hast, passe deine Checkliste an.

Gib deiner Checkliste die Gelegenheit, mit jedem Durchgang etwas besser zu werden.

Ich bin ein großer Checklisten-Fan. Ich verwende sie hauptsächlich, um mir neue Gewohnheiten anzutrainieren, aber auch im beruflichen Umfeld ist die Implementation von Checklisten sinnvoll.

Wie ist es bei dir? Nutzt du bereits Checklisten? Hast du Aufgaben, die sich für die Verwendung von Checklisten praktisch aufdrängen? Ich bin sehr auf deine Erfahrungen gespannt.

Bildnachweis: © Depositphotos.com / coolfonk

4 Kommentare bisher. Was sagst du dazu?

  1. Meik sagt:

    Hi Marc,

    klingt echt gut, müsste man echt mal anfangen damit… bei mir regiert das Chaos 😉

    Grüssle

    Meik

    30. Juli 2015
    Antworten
    • Marc sagt:

      Hallo Meik,

      probier es am Besten einmal aus. Je häufiger eine Aufgabe durchgeführt werden muss, desto eher lohnen sich übrigens auch Checklisten.

      Viele Grüße
      Marc

      31. Juli 2015
      Antworten

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