Meine Aufgabenverwaltung – Ein Mix aus analogen und digitalen Werkzeugen

Es ist an der Zeit, wieder bei einer Blogparade mitzumachen. Dieses Mal hat es mir die “Zeigt her eure To-do-Listen”-Parade von selbständig-im-netz.de angetan. Deshalb gebe ich dir heute einen kleinen Einblick darin, wie meine Aufgabenverwaltung aussieht und was mir bei meiner Abarbeitung wichtig ist.

Eine zentrale Anforderung an meine ToDo-Liste ist, alles so einfach wie möglich zu halten. Dabei möchte ich aber auch flexibel bleiben und schnell neue Ideen übernehmen können.

Im Moment nutze ich  ToDoist als zentrale ToDo-Liste. Mein Kollege Ivan Blatter bietet für diese professionelle Plattform übrigens einen lehrreichen Kurs* an. Um meine ToDos auch im zeitlichen Ablauf jederzeit im Blick zu haben, verwende ich den Google Kalender, den ich mit dem ToDoist Kalender Feed füttere. Analog begleitet mich stets mein DIN-A5-Notizbuch, das ich zur Aufnahme jeglicher Informationen unterwegs verwende.

ToDoist Fälligkeitsdaten über Feed in Google Kalender importieren

ToDoist-Feed Google-Feed
Abb. 1 – iCal in ToDoist Abb. 2 – iCal in Google Kalender
  1. Unter Einstellungen im Todoist den iCal-Feed kopieren (Strg+C).
  2. Unter “Weitere Kalender” im Google Kalender auf “Über URL hinzufügen” klicken.
  3. iCal-Feed in Feld kopieren (Strg+V) und auf “Kalender hinzufügen” klicken.
  4. Freuen.

 

Aufgabenverwaltung mit ToDoist

Meine gesammelten Aufgaben sind zentral in ToDoist abgelegt. Ich habe mein Leben in fünf Bereiche eingeteilt:

  • Persönlich als Sammlung für alle persönlichen Aufgaben. Ich habe diesen Bereich in für mich sinnvolle Unterprojekte wie zum Beispiel meine Trainer-C-Ausbildung im Ju-Jutsu, meine Einkaufsliste oder die Bücher, die ich noch vorhabe zu lesen.
  • Meine geschäftlichen Aufgaben sammle ich in einem weiteren Projekt. Dieses habe ich während meines Arbeitstages offen und mir kommen keine Aufgaben aus anderen Lebensbereichen in die Quere
  • Mein Blog, die Teilzeithelden und der TVP (mein Sportverein) sind die weiteren Bereiche, für die regelmäßig Aufgaben anfallen und die ich separat darstellen möchte.

Alles, was ich an Aufgaben in mein Leben lasse (sei es über Besprechungen, E-Mails, soziale Medien oder mein Smartphone), findet seinen Weg in eine dieser Listen. Je nachdem, wo ich mich befinde, rufe ich die eine oder andere Projektliste auf, um immer die aktuellen und relevanten Aufgaben vor Augen zu haben.

Ich vergebe immer direkt eine Priorität. Ich orientiere mich dabei lose an der ABC-Methode. Dabei gliedere ich die Aufgaben nach ihrer jeweiligen Bedeutung. A-Aufgaben haben eine hohe Bedeutung für mich persönlich oder meinen Arbeitgeber, B-Aufgaben sind moderat wichtige Aufgaben, C-Aufgaben sind im Moment nicht dringend und nicht priorisierte Aufgaben stellen im Allgemeinen ein Grundrauschen an Aufgaben dar, die im Tagesverlauf mit erledigt werden. Diese Aufgaben und die Aufgaben der C-Kategorie würde ich am ehesten delegieren, wenn ich die Möglichkeit dazu hätte.

Die so priorisierten Aufgaben fließen dann abends in meine Tagesplanung ein und erhalten eine Deadline entsprechend ihrer Priorität und der betrieblichen Vorgaben. Auf diese Weise bildet sich auch meine Wochen-Ansicht.

Aufgabenverwaltung mit ToDoist

Abb. 3 – Meine nächsten 7 Tage

Diese gibt mir einen Überblick über die kommenden Tage und die anstehenden Aufgaben. Diese Übersicht verwende ich dann auch direkt in der Tagesplanung, um mir eine Abarbeitungsreihenfolge zu überlegen. Fordernde oder anspruchsvolle Aufgaben plane ich entweder früh in den Tag oder in den frühen Abend, da ich zu diesen Zeiten sehr konzentriert arbeiten kann. Ich achte darauf, die wichtigsten und dicksten Brocken zuerst einzuplanen und garniere die kleinen Aufgaben darumherum. So stelle ich sicher, dass die ausschlaggebenden Aufgaben erledigt werden.

ToDoist erlaubt es mir auch, meine Aufgaben mit Etiketten zu versehen. Ich persönlich suche noch einen Zweck dafür. Ich habe einige Zeit versucht, meine ToDos mit Kontexten aus Getting Things Done zu versehen (mein Kollege Frank Albers bietet gerade eine aktuelle Einführungsserie an), das war für mich aber keine Entlastung. Im Moment experimentiere ich gerade damit, meine Ziele als Etiketten anzulegen und diese meinen Aufgaben zuzuordnen. Es ist aber noch zu früh, hier über Ergebnisse zu sprechen.

Eine besondere Gruppe stellen für mich noch die Erinnerungen dar. Bei Erinnerungen handelt es sich um regelmäßige, kleine Aufgaben, die ich gerne vergesse. Das regelmäßige Nachbestellen oder Wechseln meiner Kontaktlinsen, die Vereinbarung von Arztterminen oder andere Termine, die nur selten im Jahr vorkommen, finden hier ihren Platz und erinnern mich regelmäßig an diese ToDos.

Google Kalender

Der Google Kalender stellt für mich eine Wochenansicht dar. Ich sehe hier auf einen Blick nicht nur, welche Aufgabe wann fällig ist, sondern auch, wann ich sie mir eingeplant habe. Zusätzlich zeigt mein Kalender meine Besprechungen, Termine oder Informationen über Veranstaltungen.

Aufgabenverwaltung mit Google Kalender

Abb. 3 – Meine Kalenderansicht

Zusammengenommen sehe ich hier auf einen Blick nicht nur, was zu tun ist, sondern auch wann ich es mir eingeplant habe. Hier stehen sowohl persönliche als auch geschäftliche Aufgaben gleichberechtigt nebeneinander und ich sorge dafür, dass ich auch für meine privaten Verpflichtungen genügend Zeit einplane.

Meine regelmäßigen Verpflichtungen (Training, regelmäßige Statusbesprechungen oder Routineaufgaben) blocke ich mir direkt über wiederholende Termine und kann daher sinnvoll planen, wann ich welche Aufgabe angehen werde. Der Vorteil für meine Kollegen ist, dass sie sehen, zu welchen Zeiten ich beschäftigt bin.

Als Angestellter bist du an dieser Stelle auch immer der Priorisierung von außen ausgesetzt. Wenn dein Chef dir einen Termin einstellt, kannst du schlecht ablehnen. Du wirst deine Arbeit für diesen Termin unterbrechen müssen. Der Vorteil, trotzdem zu planen, liegt darin, zu wissen, welche Tätigkeiten dafür liegenbleiben. Du kannst auf Nachfragen also gezielt Auskunft geben, was ein sechsstündiger Workshop für deine aktuellen Aufgaben bedeutet.

Mein Notizbuch

Mein Notizbuch ist im Moment ein Moleskine-Klon. Es war ein Werbegeschenk einer befreundeten Agentur und ist, abgesehen von jeder Menge Werbung, ein sehr angenehmer Begleiter. In dieses Büchlein notiere ich mir alles: Aufgaben, Mitschriften aus Besprechungen, Telefonnummern, Adressen, Veranstaltungen und so weiter.

Ich folge hier dem Ansatz des Bullet Journal und verwende einfache Symbole, um unterschiedliche Inhaltstypen voneinander zu trennen. Wieder an einem PC angekommen, übertrage ich meine Erkenntnisse in den PC; Aufgaben wandern in den Todoist, Veranstaltungen in den Kalender, der Rest geht zu Evernote.

Mein Notizbuch gibt mir die Freiheit, schnell etwas herunterzuschreiben oder abzukritzeln, was ich im Vergleich zum Notebook sehr zu schätzen weiß. Ich habe außerdem die Erfahrung gemacht, dass Notebooks in Besprechungen sehr ablenkend sind und der Benutzer eine Mauer zwischen sich und den Gesprächspartnern errichtet. Daher verzichte ich dort gerne auf mein Notebook und notiere mir wichtige Punkte lieber in mein Notizbuch.

Fazit

So sieht meine Aufgabenverwaltung im Moment aus. Hin und wieder stolpere ich über ein neues Werkzeug, das mich fasziniert und das ich unbedingt ausprobieren möchte, bisher bin ich aber immer wieder zu diesem Aufbau zurückgekehrt. Vieles, was ich hier verwende, habe ich der Zen To Done-Methode von Leo Babauta entnommen.

Ich mag die simple Aufgabenverwaltung über den ToDoist und schätze die Integration in zahlreiche Plattformen sehr. Im Betrieb verwende ich das Outlook-Addon und für den Firefox Browser nutze ich die All-in-One Sidebar, da mir das offizielle Addon mit dem Überblenden-Effekt nicht zusagt.

Die hier beschriebene Verwaltung betrifft nur meine persönlichen ToDos. Arbeite ich mit anderen Personen zusammen, schätze ich Trello sehr. Trello erlaubt mir, die Zusammenarbeit mit anderen Menschen zu strukturieren und ist gerade für mich als optischen Menschen eine echte Offenbarung in der Zusammenarbeit innerhalb von Teams.

Im professionellen Kontext bin ich schon seit Jahren ein großer Freund von Atlassian Jira, einer ausgewachsenen Ticket-Lösung, die ursprünglich aus der Software-Entwicklung stammt. Mittlerweile wird Jira aber für viele Anwendungsgebiete eingesetzt, bei denen Aufgaben unterschiedliche Stadien durchlaufen müssen. Wenn mir ein Vorgang in Jira zugewiesen wird, erstelle ich mir eine Aufgabe im ToDoist, um zwischen den Systemen nichts zu verlieren.

Ich bin auf deine Meinung gespannt! Wie sieht deine Aufgabenverwaltung aus? Welche Werkzeuge hast du im Einsatz? Gibt es Schwierigkeiten, über die du immer wieder stolperst? Lass mir einen Kommentar da und wir überlegen gemeinsam, wie du deine Untiefen künftig umschiffen kannst.

Bildnachweise:

Titelbild: © Depositphotos.com / Faithie

4 Kommentare bisher. Was sagst du dazu?

  1. Guten Morgen,

    schöner Artikel, vor allem, weil Todoist und Google Kalender auch meine zentralen Produktivitätstools sind. Ich nutze die Etiketten übrigens hauptsächlich für die Filter. Im Grunde vergebe ich diese nach GTD als Kontexte, wobei ich das nicht so ausführlich nutze, wie Allen es skizziert.
    Es gibt private Aufgaben, die ich aus irgendwelchen Gründen tagsüber im Büro erledigen muss. Wenn ich alle meine privaten Todos aber tagsüber im Büro sehen würde, wäre es reichlich unübersichtlich. Also blende ich über die Filter alle Aufgaben ein, die im Projekt Beruflich mit @office sind und alle aus dem Projekt Privat, die @office sind. Alle Beruflichen Aufgaben, die ich in der Feierabendroutine am Ende des Bürotags erledigen muss, sind mit @feierabend versehen und verstopfen tagsüber nicht meine Übersicht.

    MFG
    Robert

    P.S. Die Idee Ziele über die Etiketten einzupflegen finde ich interessant. Ich hoffe Sie berichten bei Gelegenheit mal drüber.

    11. November 2015
    Antworten
  2. Marc sagt:

    Hallo Robert,
    vielen Dank für Ihren netten Kommentar. Das Tolle an Todoist ist seine Flexibilität. Die Etiketten, die anderswo ja schnöde als Tags oder Schlagworte bezeichnet sind, sind eine ausgezeichnete Filtermöglichkeit.
    Setzen Sie neben den örtlichen Kontexten noch weitere Etiketten? Zum Beispiel für Arbeitsgeräte (PC, Telefon) oder vielleicht regelmäßige Termine? Die Idee, einen Feierabend-Kontext zu erschaffen finde ich klasse! Da es sich um Routineaufgaben handelt, nehme ich an, dass Sie diese mit einer wiederholenden Aufgabe abgebildet haben?

    Ich lasse mir im „Arbeits-Modus“ entweder nur arbeitsrelevante oder bald fällige Aufgaben anzeigen und wechsele zwischen diesen Ansichten je nach Anforderung hin- und her. Auf diese Weise sehe ich, welche Aufgaben für den aktuellen Tag geplant sind und verliere dabei auch private Besorgungen nicht aus den Augen.

    Die Idee, Ziele als Etiketten zu verwenden werde ich sicher in einem gesonderten Artikel noch einmal aufgreifen; dieser wird aber wahrscheinlich erst im neuen Jahr erscheinen. Ich möchte mir für dieses Experiment ein wenig Zeit nehmen.

    Viele Grüße

    Marc

    12. November 2015
    Antworten
    • Robert sagt:

      Hallo,

      meine Etiketten sind:

      1. Ortsgebunden
      @office, @home @unterwegs – selbsterklärend 😉

      2. Zeitgebunden
      @feierabend – für ca. 12 Routineaufgaben als Tagesabschluss im Büro. Wobei sich einige Aufgaben nach Wochentag unterscheiden.
      @abend – für meine Abendroutine vor dem zu Bett gehen.
      Diese beiden Sachen sind wie Sie schon vermuten als wiederholende Aufgaben gespeichert und den Projekten Privat oder Beruflich zugeordnet

      3. Statusgebunden
      @warten_auf – immer wenn ich Aufgaben delegiere, aber noch für das Ergebnis verantwortlich bin oder dann nochmal aktiv werden muss.

      Termine führe ich nicht in Todoist sondern nur im Google Kalender. Wenn Aufgaben Deadlines haben, dann werden diese von mir spätestens am Vortag als zu erledigen eingetragen. Ich musste meiner Aufschieberitis mit dieser straffen Zielsetzung in ihre Schranken verweisen. Klappt nicht immer, aber immer öfter. 😉

      MFG
      Robert

      12. November 2015
      Antworten

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